Demoverbund Behörde

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Dieser Demoverbund zeigt, wie eine typische kommunale Verwaltungsbehörde mit mittlerer Größe und klassisch kleinstädtischer Aufgabenverteilung mit gezielten, effizienten Maßnahmen sowie klaren Prozessen und Zuständigkeiten die Vorgaben des BSI IT-Grundschutz pragmatisch und wirkungsvoll umsetzen kann. Spezifische Schwerpunkte liegen auf Datenschutz, Zugriffsmanagement, prozessintegrierter IT-Sicherheit sowie effizientem Notfallmanagement trotz begrenzter Ressourcen.

Strukturanalyse der „Verwaltungsbehörde“

Organisationsbeschreibung

Die Verwaltungsbehörde erfüllt alle klassischen kommunalen Aufgaben einer typischen Kleinstadt, darunter Einwohnermeldewesen, Standesamt, Ordnungsverwaltung, Sozial-/Jugendamt, Bauamt und Verwaltung von Steuern/Gebühren.

• Standorte: Zentralgebäude mit kleinen Außenstellen (z. B. Bauhof), Publikumsbereiche.
• Mitarbeitende: Rund 80 Beschäftigte, davon rd. 15 mit IT-Administrations- oder Koordinationsaufgaben (u. a. Datenschutz, Informationssicherheit).
• Leistungen: Bürgerberatung, Meldewesen, Ausweis- und Passamt, Sozialhilfe, Kfz-Zulassung, Bauanträge, Steuern/Gebühren.
• Digitalisierungsgrad: Hoher Anteil an Fachverfahren, teilweise Cloud-basierte SaaS-Lösungen (z. B. Ratsinformationssystem, E-Payment), landesspezifische Anbindungen an Register/Vorgaben.
• Besonderheiten: Strenge rechtliche Vorgaben (u. a. Datenschutz, Archivisation, Aktenführung, Geheimhaltungsstufen), komplexe Berechtigungsstrukturen, zahlreiche Schnittstellen zu anderen Behörden.

Struktur- und IT-Systemanalyse

Organisatorische Struktur und Informationsverbund

• Behördenleitung: Gesamtverantwortung, Haushaltsplanung, strategische Steuerung, IT- und Datenschutzkoordination
• Zentrale Verwaltung: Personal, Finanzen, Liegenschaften, Organisation
• Fachämter: Einwohnermeldeamt, Standesamt, Ordnungsamt, Sozial-/Jugendamt, Bauamt, Kasse/Steueramt
• IT/Serviceeinheit: IT-Leitung, Administration, First/Second-Level-Support, Dokumentenmanagement, Sicherheit/Notfallmanagement
• Externe Dienstleister: Hosting einzelner Fachverfahren, Betreiber von CRM-/DMS-/Kommunikationssystemen mit Schnittstellen zu Landes- und Bundesregistern.

Typische IT-Systeme und Zielobjekte im Informationsverbund

Kategorie	Beschreibung
Fachverfahren	Melderegister, Standesamt, Gewerbewesen, Kfz-/Führerschein, Meldewesen, Sozialwesen
DMS/E-Akte	Elektronisches Dokumentenmanagement und E-Akte für Schriftgut/Ablage
Office-/Kommunikationssoftware	E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation
Netzwerk	LAN/WAN, zentrale Firewall, VLAN-Segmentierung, VPN für Außenstellen
Server/Storage	Virtualisierte Infrastruktur (Active Directory, Fileserver, Printserver, Backup), externe Hostingdienste
Endgeräte	Arbeitsplatzrechner (Windows, Linux exklusiv in Einzelfällen), Multifunktionsgeräte, Thin Clients, Laptops für Außendienst
Bürgerservices/Portale	Webportal (Terminbuchung, Antragsmanagement, E-Payment), Online-Kontaktformulare
Sicherheitsinfrastruktur	Antiviren-/EDR-Lösungen, zentrale Updates, Rechteverwaltung, Protokollierung, Zutrittssysteme
Backup/Notfallmanagement	Lokale und externa Backups (z. B. per Bandlaufwerk, Cloud-Backup-Service), Notfallarbeitsplätze
Telefonie	VoIP-Telefonie, ggf. Leitstellensystem für Notrufe

Typische Geschäftsprozesse im Informationsverbund

Nr.	Geschäftsprozess	Prozessverantwortung	Typische IT-Systeme	Prozesstyp	Kurzbeschreibung
1	Bürgeranliegen & Melderegister	Einwohnermeldeamt	Fachverfahren, DMS, Office	Kernprozess	Anmeldung, Ummeldung, Passwesen, Auskünfte an andere Behörden
2	Standesamtswesen	Standesamt	Fachverfahren, DMS, Office	Kernprozess	Personenstandsfälle (Geburt, Heirat, Sterbefall), Urkundenserstellung
3	Ordnungsverwaltung	Ordnungsamt	Fachverfahren, Office, DMS	Kernprozess	Öffentliche Sicherheit, Genehmigungen, Bußgeldwesen, Gewerbeanmeldung
4	Sozial- und Jugendverwaltung	Sozial-/Jugendamt	Fachverfahren, Office, DMS	Kernprozess	Sozialhilfe, Leistungen, Betreuung, Vormundschaften
5	Baugenehmigung und Liegenschaftsmanagement	Bauamt	Fachverfahren, GIS, DMS	Kernprozess	Antragsbearbeitung, Genehmigungen, Verwaltung städtischer Immobilien
6	Haushaltsplanung, Steuern und Gebühren	Kämmerei/Steueramt	Finanzverfahren, DMS, Office	Steuerungsprozess	Haushaltsplanung, Gebührenbescheide, Steuerangelegenheiten, Rechnungswesen
7	Personalverwaltung	Personalabteilung	HR-System, Office, DMS	Hilfsprozess	Personalakten, Gehaltsabrechnung, Arbeitszeitmanagement
8	Allgemeine Verwaltung & Organisation	Zentrale Verwaltung	Office, DMS, Posteingang/-ausgang	Hilfsprozess	Ablage, Schriftgutverwaltung, Terminkoordination, Abläufe der Geschäftsstellen
9	IT- und Systembetrieb	IT-Service	Netzwerk, Server, Backup, Sicherheitssoftware	Hilfsprozess	Betrieb und Schutz der IT-Infrastruktur, Usermanagement, Wartung und Updates
10	Bürgerportale & Online-Services	IT-Service/Fachämter	Webportal, SaaS, E-Payment, DMS	Kernprozess	Bereitstellung digitaler Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger
11	Datenschutzmanagement	Datenschutzkoordination	DMS, Office, Datenschutzdokumentation	Steuerungsprozess	Umsetzung DSGVO, Bearbeitung Betroffenenanfragen, Schulungen, Datenschutzfolgeabschätzungen
12	Informationssicherheitsmanagement	Informationssicherheitsbeauftragter	DMS, ISMS-Software, Protokollierung	Steuerungsprozess	Planung und Umsetzung Sicherheitsmaßnahmen, Sensibilisierung, Notfallmanagement

Besonderheiten bei der Umsetzung des IT-Grundschutzes

• Hohe Compliance-Anforderungen: Pflicht zur Einhaltung von Registernormen, Aufbewahrungs-, Geheimhaltungs- und Datenschutzvorgaben.
• Viele Fachverfahren: Vielfältige, teils historisch gewachsene Fachapplikationen mit länderspezifischer Anbindung.
• Personalisierte und rollenspezifische Zugriffsberechtigungen: Notwendig aufgrund von unterschiedlichen Amtsaufgaben und Geheimhaltungsstufen.
• Begrenzte Stellen für Informationssicherheit: ISMS-Aufgaben liegen oft bei wenigen Beauftragten, die weitere Aufgaben wahrnehmen; Unterstützung durch IT-Dienstleister oder interkommunale Zusammenarbeit.
• Schnittstellenmanagement: Hohe Zahl technischer und organisatorischer Schnittstellen, z. B. zur Landes-/Bundesverwaltung, zu Zweckverbänden, Datenaustausch mit externen Partnern.

Aufbau des Informationsverbunds (Gliederung)

• Zentrale Verwaltung: Leitung, Personal, Kasse, strategische Steuerung, zentrale DMS-/Fachverfahren
• Fachämter: Bürgerdienste, Standesamt, Ordnungsamt, Sozial-/Jugendamt, Bauamt inkl. entsprechender Applikationen
• IT-Service: Serverinfrastruktur, Netzwerk, Security, Benutzerservice (First/Second-Level)
• Außenstellen: Bauhof, Außenbüros mit sicherem Zugangsmanagement (z. B. VPN, dedizierte Endgeräte)
• Externe Schnittstellen: Landes-/Bundesregister, Partnerbehörden, Webportal, SaaS-Anwendungen
• Backup und Notfall: DMS-/Fachverfahrenssicherung, Wiederanlaufkonzepte für prioritäre Ämter, Zugriff auf Notfallarbeitsplätze, Kommunikationswege mit Externen/Dienstleistenden

Schutzbedarfsfeststellung (Auszug, mit Kurzbegründung)

Geschäftsprozess	Vertraulichkeit	Integrität	Verfügbarkeit	Begründung
Bürgeranliegen & Melderegister	sehr hoch	hoch	hoch	Enthält alle Einwohnerdaten, Datenmissbrauch rechtlich schwerwiegend
Standesamtswesen	sehr hoch	hoch	hoch	Sensible Personenstandsdaten, Urkunden mit Beweiswert
Ordnungsverwaltung	hoch	hoch	hoch	Personen- und Gewerbedaten, Fehler führen zu Rechtsfolgen
Sozial- und Jugendverwaltung	sehr hoch	hoch	normal	Vertrauliche Sozialdaten, Leistungs- und Betreuungsakten
Bauverwaltung/Liegenschaften	hoch	hoch	normal	Vertrags-/Immobiliendaten sensibel, Verfügbarkeit planbar
Haushaltsplanung/Steuern/Gebühren	hoch	hoch	hoch	Finanz- und Steuerdaten personenbezogen, Zahlungsfristen relevant
Personalverwaltung	hoch	hoch	normal	Schutz von Beschäftigtendaten, Fehler können arbeitsrechtliche Folgen haben
Allgemeine Verwaltung & Organisation	normal	normal	normal	Interne Kommunikation, meist wenig sensible Inhalte
IT- und Systembetrieb	hoch	hoch	sehr hoch	Basis für alle Arbeitsplätze, Ausfall führt zu Leistungsverlust und Datenschutzverletzungen
Bürgerportale & Online-Services	hoch	hoch	hoch	Personenbezogene Online-Anträge, hoher Erwartungsdruck der Öffentlichkeit
Datenschutzmanagement	sehr hoch	hoch	normal	Prüfung und Nachweisbarkeit aller Datenschutzpflichten, Fehler führen zu rechtlichen Konsequenzen
Informationssicherheitsmanagement	sehr hoch	sehr hoch	hoch	Fehler in ISMS-kritischen Prozessen betreffen Gesamtsicherheit der Behörde