BK-Missbrauchskontakt

Mustervorlage: "Betriebskonzept Missbrauchskontakt"

Das Konzept legt fest, wie Meldungen zu Missbrauch und technischen Problemen systematisch erfasst und bearbeitet werden. Es zielt darauf ab, frühzeitig sicherheitsrelevante Vorfälle zu identifizieren und durch klare Abläufe sowie Zuständigkeiten eine zeitnahe Reaktion sicherzustellen. Damit trägt das Betriebskonzept wesentlich zur Aufrechterhaltung eines sicheren und reibungslosen Betriebs bei.

Hinweis: Betriebskonzepte bilden die Grundlage für einen reibungslosen und effizienten Ablauf betrieblicher Prozesse. Die hier vorgestellte Mustervorlage bietet einen groben Rahmen, der sich an Best-Practice-Prinzipien orientiert. Es ist jedoch entscheidend, dass Betriebskonzepte stets individuell auf die jeweilige Organisation zugeschnitten werden. Anforderungen können erheblich variieren – abhängig von der Größe, dem Aufgabenbereich und den verfügbaren IT-Ressourcen. Die Mustervorlage dient daher lediglich als Orientierungshilfe, die als Ausgangspunkt für eine an die spezifischen Bedürfnisse angepasste Umsetzung genutzt werden sollte.

Einleitung

Mailsysteme, Websites und andere Dienste der Organisation müssen von außen erreichbar sein und nach außen kommunizieren können. Diese externen Kommunikationssysteme sind selten bekannt und werden nicht von der Organisation selbst administriert.

Bei technischen Problemen, Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen muss ein externer Ansprechpartner gefunden werden bzw. ein interner Ansprechpartner für externe Kontakte erreichbar sein.

Um die administrative Erreichbarkeit zur Meldung von technischen Problemen, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen für Externe zu gewährleisten, gibt es entsprechende Empfehlungen in den RfCs.

Hat ein (externer) Nutzer oder Administrator technische Fragen zum Mailsystem einer Domain oder technische Anmerkungen, so sendet er eine E-Mail an: postmaster@domain.tld.

Möchte ein (externer) Nutzer oder Administrator auf einen Missbrauch (z.B. Spam, Virenbefall oder gar einen Angriff) eines fremden Systems hinweisen, so wendet er sich an abuse@domain.tld.

Damit ist sichergestellt, dass unabhängig von der internen Struktur einer Organisation mit diesen Funktionspostfächern immer der richtige Ansprechpartner adressiert werden kann.

Die dafür notwendigen Funktionspostfächer müssen in jeder Organisation vorhanden sein und der Umgang mit eingehenden Mails muss innerhalb der Organisation geregelt sein. Dies ist unter anderem in RFC2142 und im RFC5321 beschrieben.

Zweck und Zielsetzung

Das Konzept dient der normgerechten und sicheren Einrichtung von Kontaktstellen für Missbrauchsmeldungen und technische Anfragen. Ziel ist es, Meldungen unverzüglich zu empfangen, dokumentieren und fachgerecht zu bearbeiten – im Einklang mit den Vorgaben der RFC 2142, RFC 5321 und den IT-Grundschutz-Anforderungen.

Einrichtung und Konfiguration der Postfächer und Whois-Einträg

Um die administrative Erreichbarkeit zur Meldung von technischen Problemen und Sicherheitsvorfällen für Externe zu gewährleisten, ist für jede Domain der Organisation ein Postfach „Postmaster“ und „Abuse“ einzurichten. Bei Bedarf auch „NOC“ und „Security“.

Folgende Anforderungen an die jeweiligen Postfächer sind zu erfüllen:

• Die Postfächer sind mindestens einmal werktäglich auf den Eingang neuer Nachrichten zu prüfen.
• Bei der Weiterleitung an personalisierte Postfächer sind Vertretungsregelungen zu berücksichtigen.
• Filterfunktionen (Spamfilter) für diese Postfächer sind auf das notwendige Minimum zu reduzieren.

Im Idealfall ist der Eingang in einem automatisierten Ticket-System zu erfassen und die Ticket-Nummer dem Absender automatisch mitzuteilen.

Prozess zur Bearbeitung eingehender Mails

Postmaster

Zweck

Die Adresse postmaster@domain.tld dient als zentrale Anlaufstelle für technische und administrative Anfragen. Sie stellt sicher, dass alle Mitteilungen bezüglich der Erreichbarkeit und Funktionalität der E-Mail-Infrastruktur gemäß RFC 2142 und RFC 5321 zeitnah verarbeitet werden.

Einrichtung

• Einrichtung der Adresse gemäß RFC 2142/RFC 5321, um die permanente Erreichbarkeit sicherzustellen.
• TLS/SSL-Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs sowie Integration von Spam- und Virenschutzmaßnahmen.
• Anbindung an ein zentrales Ticketsystem zur automatisierten Erfassung und Nachverfolgung.

Prozess zur Verarbeitung

• Automatischer Empfang und Import der E-Mails ins Ticketsystem.
• Versand einer automatischen Empfangsbestätigung (gemäß RFC 5321).
• Automatisierte Vorselektion und Weiterleitung an zuständige Administrator:innen.
• Manuelle Bearbeitung bei komplexen technischen Fragestellungen.
• Lückenlose Protokollierung und Archivierung aller Bearbeitungsschritte.

Abuse

Zweck

Die Adresse abuse@domain.tld ist ausschließlich für Missbrauchsmeldungen (z. B. Spam, Phishing, unautorisierte Nutzung) vorgesehen, um rasch Gegenmaßnahmen einzuleiten und den Missbrauch der Infrastruktur zu unterbinden.

Einrichtung

• Einrichtung gemäß den Empfehlungen von RFC 2142.
• TLS/SSL-gesicherter Transport sowie minimale Filterung, um legitime Missbrauchsmeldungen nicht zu blockieren.
• Automatische Integration in ein Ticketsystem zur strukturierten Erfassung.

Prozess zur Verarbeitung

• Automatisierte Erfassung und Klassifizierung der eingehenden Missbrauchsmeldungen.
• Versand einer Empfangsbestätigung an den Absender.
• Manuelle Sichtung durch Sicherheitsfachkräfte zur Bewertung der Meldung.
• Einleitung interner Eskalationsprozesse (z. B. Benachrichtigung des CERT) bei kritischen Vorfällen.
• Dokumentation und revisionssichere Archivierung der Bearbeitung.

NOC (Network Operations Center)

Zweck

Die Adresse noc@domain.tld dient der zentralen Meldung technischer Störungen und Netzwerkvorfälle. Sie unterstützt den IT-Betrieb, indem sie frühzeitig auf Infrastrukturprobleme hinweist, die den operativen Geschäftsbetrieb gefährden könnten.

Einrichtung

• Einrichtung der Adresse als zentrale Schnittstelle für netzwerkbezogene Meldungen.
• Integration in bestehende Überwachungs- und Ticketsysteme mit TLS/SSL-Verschlüsselung.
• Konfiguration automatisierter Filter und Weiterleitungsregeln, um Netzwerkalarme sofort zu erfassen.

Prozess zur Verarbeitung

• Automatischer Eingang und Erfassung der Meldungen im zentralen Ticketsystem.
• Vorselektion mittels Filterregeln, um Dringlichkeit und Art der Meldung zu bestimmen.
• Manuelle Prüfung durch Fachpersonal im NOC zur Bewertung und Einleitung von Maßnahmen.
• Eskalation an weitere technische Einheiten bei schwerwiegenden Vorfällen.
• Detaillierte Dokumentation und Archivierung der Bearbeitungsschritte.

Security

Zweck

Die Adresse security@domain.tld wird für sicherheitsrelevante Meldungen eingerichtet. Sie dient dem Empfang von Informationen zu Angriffen, Sicherheitslücken und sonstigen Bedrohungen, um die Informationssicherheit der Organisation sicherzustellen.

Einrichtung

• Einrichtung unter Beachtung von IT-Grundschutz-Vorgaben und internen Sicherheitsrichtlinien.
• TLS/SSL-gesicherter Mailverkehr und Integration in ein Sicherheitsinformations- und Ereignismanagement (SIEM) bzw. Ticketsystem.
• Spezielle Filter, die sicherheitsrelevante Inhalte priorisieren.

Prozess zur Verarbeitung

• Automatisierte Erfassung und Klassifizierung der sicherheitsrelevanten E-Mails.
• Versand einer automatischen Empfangsbestätigung an den Absender.
• Unverzügliche Weiterleitung an das Security-Team zur Risikoeinschätzung.
• Durchführung eines Incident-Management-Prozesses mit sofortiger Eskalation (z. B. an CERT oder interne Krisenstäbe) bei kritischen Vorfällen.
• Vollständige Dokumentation und regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen im Rahmen interner Audits.

Umsetzung von DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) dient dazu, E-Mail-Spoofing zu verhindern und die Authentizität des E-Mail-Verkehrs sicherzustellen. Im Folgenden werden die relevanten Schritte zur Einrichtung und zum Betrieb von DMARC gemäß Best-Practice-Ansatz beschrieben.

Vorbereitung und Voraussetzungen

• Analyse der bestehenden Infrastruktur:
  • Überprüfe, ob SPF und DKIM bereits für die Domain korrekt implementiert sind, da DMARC auf diesen Technologien aufbaut.
• Zieldefinition:
  • Festlegung, ob zunächst ein Monitoring-Modus (Policy „none“) oder direkt eine restriktivere Policy („quarantine“ bzw. „reject“) implementiert wird.
• Stakeholder einbinden:
  • Information der internen Verantwortlichen sowie externer Partner, um mögliche Auswirkungen (z. B. Fehlkonfigurationen) zu minimieren.

Erstellung und Veröffentlichung des DMARC-Records

• Record-Definition:
  • Erstellung eines DNS-TXT-Record für dmarc.domain.tld mit mindestens den folgenden Parametern:
    • v=DMARC1
    • p=none (zu Beginn im Monitor-Modus)
    • rua=mailto:<reports>@domain.tld (Aggregate Reports)
  • Optional:
    • ruf=mailto:<forensic>@domain.tld für forensische Berichte
    • sp-Wert für Subdomains (z. B. sp=none)
    • adkim und aspf zur Festlegung der Ausrichtungsanforderungen (z. B. adkim=s, aspf=s für strikte Ausrichtung)
• Veröffentlichung:
  • Den DMARC-Record in der DNS-Zone der Domain eintragen.
  • Überprüfung der korrekten Veröffentlichung mittels geeigneter Tools (z. B. online DMARC-Checker).

Monitoring und Analyse

• Einführungsphase (Policy „none“):
  • Start mit der Policy „none“, um DMARC-Berichte zu erhalten, ohne dass legitime E-Mails abgelehnt werden.
• Auswertung der Reports:
  • Nutzung spezialisierter Tools zur Analyse der aggregierten und forensischen Berichte, um zu erkennen, welche E-Mails die Authentifizierungsprüfungen (SPF/DKIM) nicht bestehen.
  • Identifizierung von Fehlkonfigurationen in internen Systemen oder externen Mailservern.

Anpassung der DMARC-Policy

• Stufenweise Erhöhung der Durchsetzung:
  • Nach ausreichender Monitoring-Phase und Behebung erkannter Probleme wird die Policy schrittweise von „none“ auf „quarantine“ und anschließend auf „reject“ umgestellt.
  • Empfohlen:
    • Zunächst eine Übergangsphase mit „quarantine“, um potenzielle Fehlklassifizierungen abzufangen.
    • Abschließende Umstellung auf „reject“, wenn sichergestellt ist, dass alle legitimen E-Mails authentifiziert werden.
• Feinjustierung:
  • Anpassung von Parametern wie pct (Prozentsatz der betroffenen E-Mails), um die Wirkung der neuen Policy graduell zu erhöhen.

Kontinuierlicher Betrieb und Optimierung

• Regelmäßige Überwachung:
  • Etabliere ein Verfahren zur regelmäßigen Auswertung der DMARC-Berichte, um neue Probleme oder Veränderungen im E-Mail-Verkehr frühzeitig zu erkennen.
• Dokumentation:
  • Dokumentiere alle Konfigurationsänderungen, Analysen und Entscheidungen im Rahmen des DMARC-Betriebs.
• Schulung und Information:
  • Sorge dafür, dass alle relevanten Mitarbeitende über den DMARC-Mechanismus und die Bedeutung der Reports informiert sind.
• Anpassung bei Änderungen:
  • Aktualisiere den DMARC-Record bei Änderungen in der E-Mail-Infrastruktur oder neuen Sicherheitsanforderungen.