ISMS Step by Step

Anleitung für den Aufbau eines enfachen ISMS Step by Step für kleine Organisationen – grundlegende Prozesse und praxisnahe Schritte zur erfolgreichen Einführung und dem Betrieb eines ISMS.

Einleitung

Warum ein ISMS auch für kleine Organisationen wichtig ist

• Schutz sensibler Informationen vor immer komplexeren Cyberbedrohungen
• Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen (z.B. EU-NIS2-Richtlinie)
• Steigerung der Vertrauenswürdigkeit bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden
• Strukturierte Steuerung der Informationssicherheit durch klare Prozesse und Verantwortlichkeiten

Herausforderungen bei begrenzten Ressourcen

• Wenige Fachleute mit tiefem IT-Sicherheitswissen verfügbar
• Begrenztes Budget für Analyse, Dokumentation und Umsetzung
• Aufwand für laufenden Betrieb und Überprüfung des ISMS
• Gefahr von Überforderung durch zu komplexe Vorgaben

Ziel: Einfache und pragmatische Einführung

• Fokus auf wesentliche Prozess- und Organisationsstrukturen
• Schrittweises Vorgehen mit rascher Umsetzbarkeit
• Vermeidung von Bürokratie und Überdokumentation
• Kontinuierliche Verbesserung als ganzheitlicher Managementprozess

1. Schritt: Vorbereitung und Planung

Einbindung der Führungsebene

• Wichtigkeit der Unterstützung und des Engagements der obersten Leitung
• Leitung als Vorbild für Sicherheitskultur
• Bereitstellung notwendiger Ressourcen (Personal, Zeit, Budget)
• Regelmäßige Information und Einbindung der Führung in Entscheidungen

Umsetzungsempfehlungen

• Kick-off-Meeting mit Leitung, um Bedeutung und Ziele des ISMS zu erläutern
• Klare Verantwortung und Mandat für ISMS-Verantwortliche schaffen
• Führungskräfte für Informationssicherheit sensibilisieren und ggf. schulen

Festlegung des Geltungsbereichs (Scope)

• Definieren, welche Teile der Organisation, Prozesse, IT-Systeme und Daten das ISMS umfasst
• Schwerpunkt auf kritische Bereiche legen zur beherrschbaren Einführung
• Begrenzung des Umfangs bei Ressourcenknappheit – Erweiterung später möglich

Umsetzungsempfehlungen

• Erstellen eines übersichtlichen Organigramms oder Prozessübersicht
• Erläuterung im ISMS-Dokument, was NICHT umfasst ist, um Klarheit zu schaffen
• Abstimmung des Scopes mit der Geschäftsleitung

Definition von Basiszielen und Informationssicherheitspolitik

• Entwicklung einer einfachen, klaren Sicherheitsleitlinie, die den Zweck und die grundsätzliche Ausrichtung des ISMS beschreibt
• Festlegung erster messbarer Ziele (z. B. Erhöhung des Sicherheitsbewusstseins, Schutz bestimmter Daten)

Umsetzungsempfehlungen

• Nutzung von Mustervorlagen für Sicherheitsleitlinien statt Neuformulierung
• Ziele mit Leitung und relevanten Mitarbeitenden abstimmen
• Sicherheitsleitlinie dokumentieren und breit kommunizieren (z. B. Intranet, Aushang)

Klärung von verfügbaren Ressourcen, Rollen und Verantwortlichkeiten

• Benennung von Verantwortlichen für Informationssicherheit (z. B. Sicherheitsbeauftragte/r)
• Einbindung von Schlüsselpersonen aus IT, Prozessverantwortlichen und Management
• Ermittlung des Zeitbudgets für Aufbau und Betrieb des ISMS

Umsetzungsempfehlungen

• Rollenbeschreibungen möglichst einfach und praxisorientiert halten
• Sicherstellen, dass die Verantwortlichen auch Zugriffsrechte und Entscheidungskompetenzen besitzen
• Einführung eines kleinen ISMS-Teams mit klaren Aufgaben

2. Schritt: Schutzbedarf der wichtigen Informationen und Prozesse bestimmen

Identifikation schützenswerter Informationswerte und Prozesse

• Erfasse kritische Informationen, Anwendungen, Systeme und Geschäftsprozesse.
• Greife auf vorhandene Dokumentationen (Organigramme, Inventarlisten) zurück.
• Beschränke dich auf die wichtigsten Assets für den pragmatischen Einstieg.

Schutzbedarfskategorien definieren

• Nutze einfache Schutzbedarfsklassen: normal, hoch, sehr hoch.
• Berücksichtige Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit getrennt.

Schutzbedarf ermitteln und dokumentieren

• Schätze ein, welche Folgen ein Verlust oder Ausfall hätte.
• Arbeite mit typischen Beispielszenarien („Was wäre, wenn?“).
• Dokumentiere Einstufung und Begründung nachvollziehbar.

Umsetzungsempfehlungen

• Nutze Checklisten zur Erfassung der Informationen und Schutzbedarf.
• Setze kurze Workshops mit Schlüsselpersonen zur Einschätzung ein.
• Beginne mit groben Einschätzungen, die später verfeinert werden können.
• Verwende einfache Tabellen oder Tools zur strukturierten Dokumentation.
• Berücksichtige, dass Schutzbedarf sich von Prozessen auf unterstützende Systeme vererbt und priorisiere entsprechend.

3. Schritt: Aufbau der organisatorischen Rahmenbedingungen für das ISMS

ISMS-Prozess definieren

• Beschreibe den ISMS-Prozess deiner Organisation und wie das ISMS laufend gesteuert, überwacht und verbessert wird.
• Erstelle für kleine Organisationen schlanke Prozessbeschreibungen.

Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

• Benenne eine ISMS-Verantwortliche Person (z.B. ISB) oder ein kleines Team.
• Definiere klare Zuständigkeiten für Dokumentation, Kommunikation, Schulung etc.
• Achte auf ausreichende Kompetenzen und Entscheidungsspielräume.

Kommunikations- und Dokumentationsstrukturen etablieren

• Lege Kommunikationswege fest (z.B. regelmäßige Meetings und Management-Berichte).
• Bestimme Ablageorte für Dokumente (Sharepoint, Dateiordner, Intranet).
• Halte Dokumentationsregeln einfach und praxisnah.

ISMS-Struktur dokumentieren

• Dokumentiere Aufbau, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Nutze einfache Diagramme oder Checklisten zur Darstellung.

Umsetzungsempfehlungen

• Starte mit minimalen, klaren Rollen und erweitere bei Bedarf.
• Vermeide unnötige Formalitäten, setze auf pragmatische Lösungen.
• Nutze vorhandene Softwarelösungen oder einfache Tools (Office, Wiki).
• Sorge für regelmäßige interne Kommunikation, um Awareness zu erhöhen.
• Bei Bedarf externe Beratung gezielt zur Prozessberatung hinzuziehen.

4. Schritt: Managementrahmen und Leitlinien etablieren

Sicherheitsleitlinie formulieren

• Erstelle eine klare, verständliche Sicherheitsleitlinie, die den Zweck und die grundsätzlichen Ziele des ISMS beschreibt.
• Die Leitlinie sollte verbindlich sein und von der Geschäftsleitung unterzeichnet werden.

Anwendungsbereich (Scope) endgültig festlegen

• Präzisiere die Bereiche, Prozesse, IT-Systeme und Informationen, die vom ISMS abgedeckt werden.
• Dokumentiere auch bewusst ausgesparte Bereiche, um Klarheit zu schaffen.

Sicherheitsziele definieren

• Setze konkrete, aber einfache und messbare Sicherheitsziele, z. B. Erhöhung der Mitarbeitersensibilisierung oder Schutz kritischer Systeme.
• Ziele sollten realistisch und auf den Schutzbedarf abgestimmt sein.

Engagement der Leitung sichern

• Sorge dafür, dass die Führungsebene die Sicherheitsleitlinie regelmäßig unterstützt und die Umsetzung verfolgt.
• Verankerung im Leitbild oder in regelmäßigen Führungsterminen empfohlen.

Umsetzungsempfehlungen

• Nutze vorhandene Vorlagen für Leitlinien, die auf dein Unternehmen angepasst werden können.
• Kommuniziere die Leitlinie frühzeitig an alle Mitarbeitenden.
• Führe die Leitlinie in Mitarbeitergespräche und Schulungen ein, um Akzeptanz zu fördern.

5. Schritt: Start der regelmäßigen ISMS-Prozesse

Überwachung und Kontrolle etablieren

• Lege fest, wie und wann die Überwachung der Informationssicherheit erfolgt (z. B. regelmäßige Kontrollen, Stichproben).
• Dokumentiere Ergebnisse und mögliche Abweichungen.

Interne Audits durchführen

• Plane einfache interne Audits, um die Wirksamkeit des ISMS zu prüfen.
• Audits sollten klar strukturiert sein und von geschulten Personen durchgeführt werden.

Sicherheitsvorfälle erfassen und analysieren

• Führe ein einfaches Verfahren zur Meldung und Dokumentation von Vorfällen ein.
• Analysiere Ursachen und leite Lessons Learned ab.

Management-Review etablieren

• Die Geschäftsleitung sollte regelmäßig über die ISMS-Ergebnisse informiert werden.
• Nutze diese Meetings, um notwendige Anpassungen und Verbesserungen zu beschließen.

Umsetzungsempfehlungen

• Starte mit kleinen und überschaubaren Überwachungszyklen (z. B. halbjährlich).
• Nutze standardisierte Checklisten für Audits.
• Ermögliche eine einfache und vertrauensvolle Kommunikation von Sicherheitsvorfällen.
• Dokumentiere Management-Reviews knapp, aber aussagekräftig.

6. Schritt: Kontinuierliche Verbesserung des ISMS

Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

• Aktualisiere Schutzbedarf, Sicherheitsleitlinie und Prozesse mindestens jährlich oder bei erheblichen Änderungen.

Anpassung an Veränderungen

• Berücksichtige organisatorische Änderungen, neue Bedrohungen oder technologische Entwicklungen.

Ausbau des ISMS nach und nach

• Ergänze zusätzliche Prozesse, Maßnahmen oder Dokumentationen, wenn Ressourcen es erlauben.

Feedback und Schulungen nutzen

• Sammle Rückmeldungen von Mitarbeitern und Auditergebnissen zur Verbesserung.
• Führe regelmäßige Schulungen und Awareness-Maßnahmen durch, um das Sicherheitsbewusstsein zu stärken.

Umsetzungsempfehlungen

• Implementiere einen einfachen Verbesserungsprozess basierend auf den erfassten Erkenntnissen.
• Vermeide unnötige Komplexität und dokumentiere Verbesserungen pragmatisch.
• Nutze digitale Tools oder einfache Vorlagen zur Nachverfolgung von Maßnahmen und Veränderungen.

Fazit

• Ein funktionierendes ISMS ist ein Managementprozess, der mit überschaubarem Aufwand auch kleine Organisationen handhaben können
• Fokus auf pragmatische, anwenderfreundliche und schrittweise Einführung
• Wichtig ist das Engagement der Leitung und eine klare Organisation
• Das ISMS wächst und verbessert sich mit der Zeit durch Erfahrung