Prozesssteckbrief

Der Prozess‑Steckbrief bietet eine klare, einheitliche und standardneutrale Methode zur Beschreibung von Geschäftsprozessen.

Kurzbeschreibung

Ein Prozess‑Steckbrief dient der kompakten und einheitlichen Beschreibung eines Geschäftsprozesses. Er fasst die wichtigsten Merkmale eines Prozesses zusammen – darunter Zweck, Start- und Endpunkt, zentrale Schritte, beteiligte Rollen sowie wesentliche Eingaben und Ausgaben. Durch diese strukturierte Darstellung wird es auch für kleine Organisationen ohne ausgeprägte Prozessmanagement‑Erfahrung leichter, ihre Abläufe nachvollziehbar zu dokumentieren und voneinander abzugrenzen. Der Steckbrief bildet damit eine praxisnahe Grundlage für eine konsistente Prozesslandschaft und unterstützt spätere Analysen oder Modellierungen, ohne selbst an einen bestimmten Standard gebunden zu sein.

Mustervorlage:

Prozess-Steckbrief: <Name des Prozess>

Prozess-ID

(Eindeutige Kennzeichnung/ID des Prozess)

Prozesstyp

(Kernprozess / Unterstützender Prozess)

Kurzbeschreibung

Kurze Beschreibung des Zwecks des Geschäftsprozesses und seines Beitrags zur Auftragserfüllung, Leistungserbringung oder Erreichung der Institutionsziele. Das wesentliche Ergebnis muss hier oder unter "Wesentliche Ausgaben" erkennbar sein.

Startpunkt

Ereignis oder Auslöser, der den Prozess beginnt (z. B. Kundenanfrage, interner Bedarf, Auftragseingang).

Endpunkt

Zustand, bei dem der Prozess als abgeschlossen gilt (z. B. Lieferung erfolgt, Rechnung gestellt, Ticket geschlossen).

Verantwortliche Rolle

Rolle, die die Gesamtverantwortung trägt (z. B. Vertriebsleitung, Serviceleitung, IT-Leitung).

Beteiligte Rollen

Rollen, die im Prozess mitwirken (z. B. Sachbearbeitung, Einkauf, Support, Buchhaltung).

Hauptschritte

1. Schritt
2. Schritt
3. Schritt
4. Schritt
5. Schritt

(3–7 Schritte genügen; keine Detailtiefe notwendig.)

Wesentliche Eingaben

Informationen, Dokumente oder Ressourcen, die benötigt werden (z. B. Kundenanforderungen, Materialbedarf, interne Freigaben).

Wesentliche Ausgaben

Ergebnisse oder Artefakte, die am Ende entstehen (z. z. Angebot, Produkt, Serviceleistung, Bericht).

Wesentliche Anwendungen (verwendete Systeme und Werkzeuge)

IT-Systeme oder Tools, die im Prozess genutzt werden (z. B. ERP, CRM, Ticketsystem, Dateifreigaben).

Schnittstellen zu anderen Prozessen

• Prozess A
• Prozess B
• Prozess C

(Beschreibt, wo Übergaben stattfinden oder Abhängigkeiten bestehen.)

Häufigkeit / Ausführungsrhythmus

Wie oft der Prozess typischerweise durchlaufen wird (z. B. täglich, bei Bedarf, pro Auftrag).

Bemerkungen

Weitere Hinweise, Besonderheiten oder Einschränkungen.

Beispiel:

Prozess-Steckbrief: Vertrieb / Akquise

Prozess-ID

KP-001

Prozesstyp

Kernprozess

Kurzbeschreibung

Gewinnung neuer Kunden und Aufträge durch strukturierte Ansprache, Bedarfsklärung und Angebotserstellung. Der Prozess stellt sicher, dass potenzielle Kunden identifiziert, qualifiziert und in zahlende Kunden überführt werden.

Startpunkt

Eingang eines Leads oder einer Anfrage (Website, Telefon, Empfehlung, Messe, E-Mail) oder aktive Kontaktaufnahme durch das Unternehmen.

Endpunkt

Abschluss des Vertriebsprozesses durch Auftragserteilung oder dokumentierte Absage.

Verantwortliche Rolle

Vertriebsleitung

Beteiligte Rollen

Vertriebssachbearbeitung, Fachabteilungen (für Aufwandsschätzungen), Marketing (Lead-Generierung), Geschäftsführung (Freigaben).

Hauptschritte

1. Lead erfassen und qualifizieren
2. Erstkontakt herstellen und Bedarf klären
3. Interne Abstimmung mit Fachabteilung zur Machbarkeit und Aufwandsschätzung
4. Angebot erstellen und intern freigeben
5. Angebot an Kunden versenden
6. Rückfragen beantworten und Nachfassen
7. Verhandlung und Klärung offener Punkte
8. Auftrag gewinnen oder Absage dokumentieren

Wesentliche Eingaben

Kundenanforderungen, Leistungsbeschreibungen, Preislisten, interne Kalkulationsgrundlagen, Marketing-Leads, historische Kundendaten.

Wesentliche Ausgaben

Qualifizierter Lead, Angebot, Angebotskalkulation, Vertriebsdokumentation, Auftrag oder Absage.

Wesentliche Anwendungen (verwendete Systeme und Werkzeuge)

CRM-System, E-Mail, Office-Anwendungen, ERP-System (für Kalkulation), Website-Formulare, ggf. Ticketsystem. (Systeme mit klarem Verweis benennen)

Schnittstellen zu anderen Prozessen

• Marketing (Lead-Generierung)
• Projekt- oder Auftragsabwicklung (bei Auftragserteilung)
• Rechnungsstellung (nach Leistungserbringung)
• Kundenservice (für Bestandskundenpflege)

Häufigkeit / Ausführungsrhythmus

Laufend; typischerweise täglich oder wöchentlich, abhängig von Branche und Unternehmensgröße.

Bemerkungen

Eine konsistente Dokumentation im CRM-System verbessert Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Schnelle Reaktionszeiten erhöhen die Abschlusswahrscheinlichkeit. Einheitliche Angebotsvorlagen und klare Freigabeprozesse steigern Effizienz und Qualität.