Betriebsdokumentation

In der heutigen digitalen Welt ist eine zuverlässige IT-Infrastruktur entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine sorgfältig erstellte und gepflegte IT-Betriebsdokumentation spielt dabei eine zentrale Rolle. Doch warum ist diese Dokumentation so wichtig und warum lohnt sich der damit verbundene Aufwand?

Was versteht man unter Betriebsdokumentation?

Die IT-Betriebsdokumentation dient als umfassende Anleitung für den Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung von IT-Systemen und -Diensten. Sie stellt sicher, dass alle Prozesse und Abläufe klar definiert sind, was den täglichen Betrieb erleichtert und die Effizienz und Sicherheit der IT-Umgebung erhöht. Durch die lückenlose Dokumentation können neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet werden und bestehende Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Informationen.

Welchen Nutzen bringt Betriebsdokumentation?

Ein wesentlicher Nutzen der IT-Betriebsdokumentation liegt in der Risikominimierung. Durch detaillierte Anweisungen und Notfallpläne ist die Organisation besser auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet. Klare und gut dokumentierte Prozesse helfen bei Systemausfällen oder Sicherheitsvorfällen, den Schaden zu minimieren und den Betrieb schnell wieder aufzunehmen.

Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Prozessen. Eine sorgfältige Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen und Änderungen ermöglicht es, den Verlauf von Änderungen nachzuvollziehen und schnell darauf zu reagieren. Dies ist insbesondere für die langfristige Pflege und Optimierung von IT-Systemen wichtig.

Der Aufwand für die Erstellung und Pflege einer IT-Betriebsdokumentation ist daher mehr als gerechtfertigt. Sie führt zu einer stabileren und sichereren IT-Umgebung, reduziert Ausfallzeiten und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung der IT-Services. Langfristig trägt eine umfassende Betriebsdokumentation dazu bei, Kosten zu senken und die Effizienz des IT-Betriebs zu steigern.

Anforderungen an IT-Betriebsdokumentation

Die Anforderungen an die IT-Betriebsdokumentation sind umfangreich und sollen einen reibungslosen und sicheren Betrieb der IT-Systeme gewährleisten.

Viele dieser Anforderungen werden in der Praxis jedoch nicht erfüllt, da sie im betrieblichen Alltag untergehen und die personellen Ressourcen nicht vorhanden sind.

Nachfolgend sind die wesentlichen Anforderungen aufgeführt:

Vollständigkeit

• Alle relevanten Informationen und Prozesse müssen dokumentiert sein.
• Abdeckung aller Phasen des IT-Betriebs, von der Planung über die Implementierung bis hin zur Wartung und Außerbetriebnahme.

Verständlichkeit

• Klare und präzise Sprache, die auch von nicht-technischen Personen verstanden werden kann.
• Vermeidung von Fachjargon oder Erklärung von Fachbegriffen, wenn sie notwendig sind.

Aktualität

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentation, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Stand der IT-Systeme und -Prozesse widerspiegelt.
• Dokumentation von Änderungen und Updates sofort nach deren Umsetzung.
• Vermeidung von rendundanzen und alten Versionen (z.B. durch eine verbindliche zentrale Ablage).

Zugänglichkeit

• Leichter und schneller Zugriff auf die Dokumentation für alle berechtigten Personen.
• Digitale und ggf. auch physische Verfügbarkeit der Dokumente.

Struktur und Gliederung

• Logische und übersichtliche Struktur der Dokumentation, die das Auffinden von Informationen erleichtert.
• Verwendung von Inhaltsverzeichnissen, Indizes und Querverweisen.

Sicherheit

• Schutz der Dokumentation vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Verlust.
• Regelungen für die Zugriffsberechtigungen und deren Verwaltung.

Nachvollziehbarkeit

• Detaillierte Beschreibung der durchgeführten Maßnahmen und Änderungen.
• Historie von Änderungen und Versionierungen der Dokumentation.

Konformität

• Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und unternehmensinterner Vorgaben.
• Berücksichtigung von Standards und Best Practices, wie z.B. ITIL, ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz.

Verfügbarkeit von Vorlagen und Beispielen

• Bereitstellung von Vorlagen und Beispielen, um die Erstellung und Pflege der Dokumentation zu erleichtern.
• Verwendung einheitlicher Formatvorlagen für Konsistenz und Wiedererkennungswert.

Benutzerfreundlichkeit

• Einfache Navigation und Suchfunktionen innerhalb der Dokumentation.
• Visuelle Hilfsmittel wie Diagramme, Tabellen und Abbildungen zur Veranschaulichung komplexer Sachverhalte.

Integration in Arbeitsprozesse

• Einbettung der Dokumentation in die täglichen Arbeitsprozesse und IT-Management-Tools.
• Regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der Dokumentation.

Qualitätssicherung

• Etablierung von Prozessen zur Überprüfung und Freigabe der Dokumentation.
• Regelmäßige Audits und Reviews zur Sicherstellung der Dokumentationsqualität.

Kontinuität und Notfallmanagement

• Beschreibung von Notfallplänen und Wiederherstellungsprozessen.
• Regelungen für die Fortführung des Betriebs im Falle von Ausfällen oder Krisen.

Typische Betriebsdokumentation

Betriebsprozesse

Betriebsprozesse sind systematische Abläufe und Verfahren, die den täglichen Betrieb von IT-Systemen und -Diensten sicherstellen. Sie umfassen die Planung, Implementierung, Wartung und Überwachung aller IT-Komponenten, um einen effizienten und sicheren Betrieb zu gewährleisten. Betriebsprozesse sind wichtig, um Ausfallzeiten zu minimieren, die Systemleistung zu optimieren und die Sicherheit zu gewährleisten. Eine sorgfältige Dokumentation dieser Prozesse stellt sicher, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen, um eine hohe Qualität und Stabilität der Betriebsabläufe zu gewährleisten und bei Störungen oder Änderungen schnell und effektiv reagieren zu können.

Zielgruppe: IT-Manager, Führungskräfte, IT-Administrierende, Betriebspersonal, Sicherheitsbeauftragte, Revision und Auditoren.

Betriebskonzept

Das Betriebskonzept ist ein strategisches Dokument, das die grundlegenden Prinzipien und Rahmenbedingungen für den Betrieb von Anwendungen oder Diensten definiert. Es enthält die Ziele, Anforderungen, und die organisatorischen und technischen Maßnahmen, die erforderlich sind, um einen sicheren und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Das Betriebskonzept dient als Leitfaden für die Entwicklung und Implementierung detaillierter Betriebsprozesse und -verfahren und stellt sicher, dass der Betrieb den übergeordneten Geschäftsstrategien und -zielen entspricht.

Zielgruppe: IT-Manager, Führungskräfte, Projektleitende und Entscheidungstragende, die für die strategische Planung und das Management des IT-Betriebs verantwortlich sind.

Betriebshandbuch

Das Betriebshandbuch ist ein umfassendes Dokument, das detaillierte Anweisungen, Verfahren und Richtlinien für den Betrieb von Anwendungen oder Diensten enthält. Es beschreibt alle Aspekte des Betriebs, von der Planung und Einrichtung über den laufenden Betrieb bis hin zur Außerbetriebnahme. Ziel des Betriebshandbuchs ist es, sicherzustellen, dass alle Betriebsprozesse einheitlich und effizient durchgeführt werden und alle Beteiligten ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen.

Zielgruppe: IT-Administrierende, Betriebspersonal, Sicherheitsbeauftragte und andere technische Fachkräfte, die für den täglichen Betrieb und die Wartung der Systeme verantwortlich sind.

Betriebsführungshandbuch

Das Betriebsführungshandbuch ist ein spezifisches Dokument, das detaillierte Anweisungen und Verfahren für die administrative und operative Führung eines IT-Systems oder einer Anwendung enthält. Es umfasst Richtlinien für das Management, die Überwachung und die Kontrolle von Betriebsprozessen sowie für die Reaktion auf Störungen und Notfälle. Ziel des Betriebsführungshandbuchs ist es, eine einheitliche und effektive Betriebsführung zu gewährleisten, die die Verfügbarkeit, Sicherheit und Leistung der IT-Systeme und Anwendungen sicherstellt.

Zielgruppe: IT-Administrierende, Betriebspersonal und Führungskräfte, die für die Verwaltung und operative Leitung der IT-Systeme und Anwendungen zuständig sind.

Testhandbuch

Das Testhandbuch ist ein detailliertes Dokument, das alle Aspekte des Testprozesses für Anwendungen oder Dienste beschreibt. Es umfasst die Teststrategien, Testpläne, Testfälle, Testdaten und Verfahren zur Durchführung von Tests. Das Testhandbuch stellt sicher, dass die Qualität der Software durch systematische und gründliche Tests gewährleistet wird.

Zielgruppe: QA-Ingenieure, Testmanager, Softwareentwickelnde und alle, die an der Durchführung, Überwachung und Dokumentation von Tests beteiligt sind.

Notfallhandbuch

Das Notfallhandbuch ist ein umfassendes Dokument, das die Maßnahmen und Verfahren beschreibt, die im Falle eines Notfalls oder einer Krise ergriffen werden müssen. Es enthält Notfallpläne, Kommunikationsstrategien, Wiederherstellungsverfahren und Rollenverteilungen, um sicherzustellen, dass der Betrieb schnell und effizient wiederhergestellt werden kann. Das Notfallhandbuch zielt darauf ab, die Auswirkungen von Notfällen zu minimieren und eine schnelle Wiederherstellung des normalen Betriebs zu ermöglichen.

Zielgruppe: IT-Administrierende, Sicherheitsbeauftragte, Krisenmanagement-Teams, Führungskräfte und alle Mitarbeitenden, die im Notfall eine Rolle bei der Wiederherstellung des Betriebs spielen.

weitere Dokumente

Die Betriebsdokumentation kann viele weitere Dokumente umfassen wie z.B. Systemarchitektur, Netzpläne, Komponentelisten, Wartungspläne, Datensicherungskonzepte, Überwachungsprotokolle, Wiederherstellungspläne, Benutzerhandbücher, Schulungsunterlagen, Checklisten, Changevorlagen, Verträge mit Herstellern und Dienstleistern, ...

Daher ist es sinnvoll zu jedem Verfahren, Dienst oder Anwendung an zentraler Stelle eine Liste der Relevanten Betriebsdokumentation zu hinterlegen.

Form, Nutzen, Motivation

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Form und Nutzbarkeit der Betriebsdokumentation.

Dokumentation hat nur dann einen Wert, wenn sie auch im täglichen Betrieb nutzbar ist und der Nutzen größer ist als der Aufwand.

Dokumentation, die nur erstellt wird, weil sie erstellt werden muss (z.B. für eine Zertifizierung) ist nur ein wertloser Kostenfaktor, diese "toten" Dokumente verschwinden nach der Erstellung ausgedruckt in einer Schublade und werden nur zu besonderen Anlässen wie einer Revision oder einer Zertifizierung wieder hervorgeholt.

Die Wahrscheinlichkeit, dass diese Dokumente im täglichen Betrieb oder in einem Notfall einen nennenswerten Nutzen bringen, ist eher gering, da sie nur zur Erfüllung formaler Anforderungen und nicht für den Betrieb erstellt werden.

Die Betriebsdokumentation muss integraler Bestandteil der betrieblichen Abläufe sein und dort sein, "wo die Musik spielt". Ein PDF-Dokument oder gar eine ausgedruckte Papierform erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht.

Die Betriebsdokumentation muss die Durchführung aller Tätigkeiten begleiten, sie muss wie ein Spickzettel jederzeit niederschwellig verfügbar sein. Entweder als integraler Bestandteil der Anwendung oder zumindest als Webseite, Wiki oder Hilfeforum, das ich parallel zu meiner Tätigkeit öffnen kann und wo ich direkt alle notwendigen Richtlinien, Vorschriften oder Arbeitsanweisungen für meine aktuelle Tätigkeit finde. Hier sind also Innovation und Kreativität gefragt, nicht Word und PDF.

Weiterführende Dokumentation

Mustervorlage Betriebshandbuch (BHB)

Diese Mustervorlage enthält die Struktur eines Betriebshandbuches als Einstieg in die Betriebsdokumentation, diese Vorlage fasst alle wesentlichen oben genannten Dokumentationen in einem Dokument zusammen, um den initialen Aufwand für die Dokumentation gering zu halten.