Sicherheitsprojekte

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HowTo für die Einführung eines ISMS nach IT-Grundschutz mit alles ToDo's und best practice für eine strukturierte Arbeitsweise zum abarbeiten der Arbeitspakete ohne ein überbordendes Projektmanagement.

Projektorganisation für Sicherheitsprojekt

Die Überschrift suggeriert, dass Sicherheit ein Projekt sei – das ist jedoch irreführend. Sicherheit ist kein einmaliges Vorhaben, sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Anpassung und Überwachung erfordert. Im Gegensatz zu einem Projekt, das der Definition nach eine einmalige und abgeschlossene Aufgabe darstellt, ist Sicherheit eine dauerhafte Aufgabe, die niemals „fertig“ ist.

Dennoch können Methoden der Projektorganisation auch im Sicherheitsmanagement sinnvoll eingesetzt werden. Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) wird in jeder Iteration des Sicherheitsprozesses durchlaufen, wobei jeder Zyklus methodisch wie ein sich wiederholendes Projekt betrachtet werden kann.

Themensammlung als Mindmap

Mindmaps sind visuelle Darstellungen von Informationen, die helfen, Gedanken, Ideen und Konzepte zu strukturieren und zu ordnen. Eine Mindmap beginnt in der Regel mit einem zentralen Begriff oder Thema, von dem aus Äste in verschiedene Richtungen verlaufen. Diese Äste repräsentieren Unterthemen oder Assoziationen, die weiter verfeinert werden können.

Die Methode der Mindmaps wurde in den 1970er Jahren vom britischen Psychologen Tony Buzan populär gemacht. Er entwickelte die Technik, um die Art und Weise zu verbessern, wie Menschen Informationen erfassen, speichern und verarbeiten. Buzan ging davon aus, dass das menschliche Gehirn Informationen nicht linear, sondern assoziativ verarbeitet, was sich gut durch verzweigte Diagramme wie Mindmaps abbilden lässt.

Die wesentlichen Merkmale von Mindmaps sind:

• Zentrales Thema: Ein Begriff oder eine Idee steht im Mittelpunkt.
• Verzweigte Struktur: Äste, die das zentrale Thema mit Unterthemen verbinden.
• Schlüsselwörter und Symbole: Kurze Begriffe, Bilder und Symbole helfen, Inhalte schnell zu erfassen.
• Farbkodierung: Farben strukturieren die Mindmap und heben wichtige Informationen hervor.

Mindmaps lassen sich in vielen Szenarien einsetzen. Sie eignen sich gut für Brainstorming-Sitzungen, da sie helfen, Ideen ohne eine feste Reihenfolge zu erfassen. Auch beim Planen von Projekten, Vorträgen oder zum Lernen komplexer Themen sind sie hilfreich, weil sie Informationen visuell organisieren und die Beziehungen zwischen verschiedenen Aspekten verdeutlichen.

Aufgaben organisieren mit einem Kanban Board

Kanban wird in diesem Artikel verwendet, weil es flexibel und einfach ist und keinen großen organisatorischen oder technischen Aufwand erfordert. Es ist auch ohne Schulung intuitiv nutzbar und benötigt im einfachsten Fall nur ein Witheboard und einen Block Haftnotizen. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder dem Wasserfall-Modell erlaubt es, Aufgaben jederzeit hinzuzufügen oder zu ändern. Es konzentriert sich auf den kontinuierlichen Arbeitsfluss, ohne feste Iterationen. Durch die visuelle Darstellung auf dem Kanban-Board sind Fortschritt und Engpässe sofort erkennbar. WIP-Limits verhindern Überlastung, und der Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung sorgt für eine schrittweise Optimierung der Prozesse.

Was ist Kanban?

Kanban stammt ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie. Es wurde in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt, um die Produktion effizienter zu gestalten. Das Wort „Kanban“ bedeutet auf Japanisch „Signal“ oder „Karte“. Das System sollte sicherstellen, dass Teile nur dann produziert oder nachgeliefert werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden, um Überproduktion und Verschwendung zu vermeiden.

Einsatzmöglichkeiten von Kanban: Kanban wird heute nicht nur in der Produktion, sondern auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt, vor allem im Projektmanagement und in der Softwareentwicklung. Es hilft, Arbeitsprozesse zu organisieren und den Arbeitsfluss zu optimieren. Typische Einsatzgebiete sind:

• Softwareentwicklung: Verwalten von Aufgaben wie Programmierung, Testing und Deployment.
• Projektmanagement: Überblick über Projektaufgaben und deren Fortschritt.
• Marketing: Planung und Ausführung von Kampagnen oder Content-Erstellung.
• IT-Support: Verfolgung und Bearbeitung von Support-Tickets.
• Persönliches Aufgabenmanagement: Organisieren von täglichen oder wöchentlichen Aufgaben.

Kanban lässt sich flexibel an die Anforderungen und Arbeitsprozesse jedes Teams oder Projekts anpassen.

Wichtigstes Werkzeug ist das Kanban-Board. Es ist ein visuelles Werkzeug zur Organisation und Verwaltung von Aufgaben oder Arbeitsprozessen. Es besteht aus Spalten, die verschiedene Phasen eines Arbeitsablaufs darstellen, wie z.B. "To Do", "In Bearbeitung" und "Fertig" Je nach Komplexität des Projekts können weitere Spalten ergänzt werden wie z.B. "Vorbereitung" und "Qualitätssicherung" oder "Abnahme/Freigabe". Aufgaben werden auf Karten notiert und durch die Phasen verschoben, während sie bearbeitet werden. So lässt sich der Fortschritt leicht verfolgen und der Gesamtüberblick erhalten.

Natürlich gibt es inzwischen auch zahlreiche Softwarevarianten von Kanban Boards, die mit umfangreichen Funktionen die Arbeit erleichtern und die Bearbeitung in verteilten Teams ermöglichen.

Vorteile eines Kanban-Boards:

• Übersichtlichkeit: Es bietet eine klare visuelle Darstellung aller Aufgaben und ihres aktuellen Status.
• Flexibilität: Aufgaben lassen sich einfach hinzufügen, priorisieren und umorganisieren.
• Effizienz: Engpässe werden schneller sichtbar, und der Arbeitsfluss kann besser gesteuert werden.
• Transparenz: Alle Teammitglieder sehen jederzeit, woran gearbeitet wird und was bereits erledigt ist.
• Einfache Anwendung: Im einfachsten Fall reicht ein Whiteboard und ein Block Haftnotizen oder eines von zahlreichen z. T. freien Tools.

Einfaches Vorgehen nach Kanban

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

1. Erstelle ein Kanban-Board: Ein Kanban-Board besteht aus Spalten, die den Arbeitsfluss darstellen. Übliche Spalten sind:

• To Do (Aufgaben, die noch erledigt werden müssen)
• In Progress (Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird)
• Testing oder QS (Qualitätskontrolle z.B. für Dokumente oder umgesetzte Maßnahmen)
• Done (Abgeschlossene Aufgaben)

Die Spalten sollten dem tatsächlichen Ablauf und Arbeitsschritten im Projekt entsprechen.

2. Aufgaben hinzufügen: Erstelle Karten (Tasks) für jede Aufgabe oder jedes Arbeitspaket, das erledigt werden muss. Jede Karte sollte folgende Informationen enthalten:

• Titel der Aufgabe
• Beschreibung (optional)
• Verantwortliche Person (optional)
• Fälligkeitsdatum (optional)

Die Kleinteiligkeit der Aufgaben hängt vom Projekt ab. Für <10 Aufgaben benötigt ihr kein Kanban Bord. Bei >100 Aufgaben wirds irgendwann unübersichtlich.

3. Aufgaben priorisieren: Sortiere die Karten in der „To Do“-Spalte nach Priorität. Die wichtigsten Aufgaben sollten oben stehen.

4. Arbeitsfluss steuern: Bewege die Karten durch die Spalten, wenn die Arbeit an ihnen beginnt und abgeschlossen wird. Dies gibt einen Überblick, was gerade wo passiert und was bereits fertig ist.

5. Regelmäßig aktualisieren: Aktualisiere das Board regelmäßig, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Stand des Projekts widerspiegelt. Dies hilft, Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.

6. Begrenze die Anzahl paralleler Aufgaben: Setze ein WIP-Limit (work-in-progress Limit) für kritische Spalten mit begrenzten Ressourcen, um sicherzustellen, dass nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden und die verfügbaren Ressourcen nicht überlastet werden. So wird der Fokus auf die Fertigstellung gelegt.

Mit einem Kanban-Board behältst du stets den Überblick über den Projektfortschritt und die anstehenden Aufgaben, was zu einer effizienteren und transparenteren Projektarbeit führt.