Dokumentenmanagement

Aktuelle und zielführende Sicherheitsdokumentation ist von entscheidender Bedeutung, um die Informationssicherheit zu gewährleisten.

Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einer strukturierten Art und Weise. Es hilft, den Zugriff, die Bearbeitung und den Austausch von Informationen effizienter zu gestalten. In Ihrem Verantwortungsbereich für Informationssicherheit und Datenschutz könnte Dokumentenmanagement dazu beitragen, sensible Informationen sicher zu speichern und den Zugriff zu kontrollieren.

Arten von sicherheitsrelevanten Dokumenten

Leitlinien

Eine Leitlinie ist ein allgemeines, übergeordnetes Dokument, das die grundlegenden Prinzipien, Ziele und Vorgehensweisen für die gesamte Organisation und für ein bestimmtes Thema festlegt und als Leitfaden für Entscheidungen und Maßnahmen dient (z. B. Leitlinie zur Informationssicherheit oder Leitlinie zum Datenschutz). Eine Leitlinie sollte allgemein und unabhängig von konkreten Produkten und technischen Lösungen formuliert werden.

Richtlinien

Eine Richtlinie ist ein Dokument, das produkt- und verfahrensunabhängig für einen bestimmten Geltungsbereich klare Regeln, Verfahren oder Standards für das Verhalten, die Entscheidungsfindung oder die Aufgabenerfüllung in einer Organisation festlegt. Sie dient als Richtschnur, um einheitliche Vorgehensweisen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden in Übereinstimmung mit den definierten Vorgaben handeln.

Konzepte

Ein Konzept ist eine strukturierte Darstellung einer Idee oder eines Vorhabens, in der die Ziele, die Vorgehensweise und die möglichen Wege der Umsetzung unter Einhaltung der relevanten Richtlinien beschrieben werden.

Konzepte sind der Ausgangspunkt für eine detailliertere Planung und Umsetzung. Sie ermöglichen es, eine gemeinsame Vision zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis von den Zielen und der Vorgehensweise haben, bevor mit der Umsetzung begonnen wird.

Leitfäden

Ein Leitfaden ist ein praxisorientiertes Dokument, das Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps und Empfehlungen für die Durchführung bestimmter Aufgaben oder Prozesse enthält.

Betriebshandbücher

Ein Betriebshandbuch ist ein Dokument, das detaillierte Anweisungen, Verfahren und technische Informationen für den Betrieb, die Wartung und die Fehlerbehebung von Systemen oder Geräten enthält. Es konzentriert sich auf die technischen Aspekte eines Systems, einer Anlage oder eines Prozesses. Ein Betriebshandbuch kann Informationen wie technische Spezifikationen, Wartungspläne, Prozessbeschreibungen und Verfahren zur Fehlerbehebung enthalten. Es richtet sich an technisches Personal, das mit der praktischen Durchführung betrieblicher Aufgaben betraut ist.

Betriebsführungshandbücher

Ein Betriebsführungshandbuch (ggf auch Betriebskonzept) geht über rein technische Aspekte hinaus und umfasst auch (oder nur) organisatorische und verwaltungstechnische Elemente. Es enthält Anweisungen, Verfahren und Vorgaben zur Steuerung und Verwaltung der Betriebsaktivitäten, einschließlich organisatorischer Strukturen, Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Koordinationsprozesse. Ein Betriebsführungshandbuch kann Aspekte wie Personalmanagement, Budgetierung, Planung, Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien behandeln. Es richtet sich an Führungskräfte und Manager, die die Betriebsführung und -verwaltung verantworten.

Anweisungen

Eine Anweisung oder Arbeitsanweisung ist ein präzises Dokument, das klare Anweisungen oder Vorgaben für bestimmte Tätigkeiten oder Aufgaben in einer Organisationseinheit enthält.

Checklisten

Eine Checkliste ist eine strukturierte Liste von Kriterien, die abgehakt werden, um sicherzustellen, dass bestimmte Schritte, Standards oder Anforderungen ggf. auch in einer bestimmten Reihenfolge erfüllt werden.

Reports

Ein Report ist ein Bericht oder Auszug, der Daten, Informationen, Analysen oder Ergebnisse zu einem bestimmten Thema oder einer spezifischen Untersuchung zusammenfasst und präsentiert.

Hierarchie von Dokumenten

Die Dokumentehierarchie ist ein Konzept im Dokumentenmanagement, das die Hierarchie und Struktur von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens beschreibt. Diese Hierarchie hilft dabei, die verschiedenen Ebenen von Dokumenten zu organisieren und zu klassifizieren, um eine klare und einheitliche Dokumentenverwaltung sicherzustellen.

Diese Hierarchie kann in Form einer Pyramiede dargestellt werden, wobei die Zahl der Dokumente und die Detailtiefe, aber auch die Änderungshäufigkeit nach unten zunimmt.

Die Dokumentehierarchie besteht in der Regel aus folgenden Ebenen (von oben nach unten):

1. Leitdokumente / Strategiedokumente:

Diese Ebene umfasst die höchsten Dokumente, wie z.B. Unternehmensleitlinien, strategische Richtlinien oder Policies. Sie geben die allgemeine Richtung und die Grundsätze des Unternehmens vor und sind für alle nachfolgenden Ebenen maßgebend.

2. Richtlinien, Prozesse und Verfahrensanweisungen:

Diese Dokumente beschreiben spezifische Abläufe, Prozesse und Verfahren innerhalb des Unternehmens. Sie leiten sich aus den Leitdokumenten ab und konkretisieren, wie die darin festgelegten Richtlinien praktisch umgesetzt werden sollen.

3. Konzepte, Arbeitsanweisungen:

Konzepte und Arbeitsanweisungen enthalten detaillierte Beshreibungen und Anweisungen für spezifische Systeme, Aufgaben oder Tätigkeiten. Sie richten sich direkt an die Mitarbeitenden und beschreiben Schritt für Schritt, wie Systeme aufzubauen oder bestimmte Arbeiten auszuführen sind.

4. Formulare und Aufzeichnungen:

Am unteren Ende der Hierarchie befinden sich Formulare und Aufzeichnungen, die für die Dokumentation von Prozessen und Aufgaben verwendet werden. Sie stellen sicher, dass die Einhaltung der oberen Dokumentationsebenen nachgewiesen werden kann und dienen als Nachweise oder Berichte.

Zweck der Dokumentehierarchie

Die Dokumentehierarchie dient dazu, eine klare Hierarchie und Struktur für die Dokumentation innerhalb eines Unternehmens zu etablieren. Jede Ebene der Hierarchie baut auf der darüber liegenden auf und sorgt für eine einheitliche und nachvollziehbare Dokumentation. Durch diese Struktur wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf die relevanten Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen, und dass diese Informationen konsistent und aktuell sind.

Insgesamt hilft die Dokumentehierarchie dabei, das Dokumentenmanagement effizienter zu gestalten und die Compliance-Anforderungen im Unternehmen zu erfüllen.

Dokumentenerstellung

Hinweise und Tips zur Erstelllung von Dokumente sind ein einem eigenen Artikel zur Dokumentenerstellung beschrieben.

Regelungen zum Umgang mit Dokumenten

Hier sind typische Regelungen zum Umgang mit Dokumenten aufgelistet, die für ein angemessenes Dokumentenmanagement sinnvoll sind:

Dokumentenerstellung und -freigabe

• Versionierung: Jede Änderung an einem Dokument muss als neue Version gespeichert werden, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
• Freigabeprozess: Dokumente müssen vor der offiziellen Nutzung von autorisierten Personen geprüft und freigegeben werden.
• Dokumentenkennzeichnung: Jedes Dokument sollte eindeutig gekennzeichnet sein (z.B. durch Titel, Versionsnummer, Erstellungsdatum), um Verwechslungen zu vermeiden.

Dokumentenaufbewahrung

• Zentrale Ablage: Alle Dokumente müssen in einem zentralen, zugangsgeschützten System gespeichert werden, z.B. in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
• Archivierung: Alte oder nicht mehr aktiv verwendete Dokumente sollten archiviert, aber zugänglich aufbewahrt werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Aufbewahrungsfristen: Es sollten klare Regeln definiert werden, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen, insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben.
• Redundanz und Backup: Regelmäßige Erstellung von Backups wichtiger Dokumente und deren sichere Aufbewahrung an getrennten Standorten, um Datenverlust zu verhindern.

Dokumentenzugriff und -schutz

• Zugriffsberechtigungen: Der Zugriff auf Dokumente sollte nur autorisierten Benutzenden entsprechend ihrer Rolle und Verantwortung gewährt werden.
• Datenschutz: Dokumente, die personenbezogene oder sensible Daten enthalten, müssen besonders geschützt werden, z.B. durch Verschlüsselung oder beschränkten Zugriff.
• Klassifizierung: Regelungen zum Umgang mit vertraulichen Dokumenten (Klassifizierung), wie z.B. wer diese einsehen darf und wie sie transportiert oder versendet werden dürfen.

Dokumentenänderung und -pflege

• Änderungsprotokollierung: Alle Änderungen an Dokumenten müssen dokumentiert und nachverfolgt werden, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Regelmäßige Überprüfung: Dokumente sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt sind.
• Verfall von Dokumenten: Festlegung von Kriterien, wann Dokumente als veraltet gelten und durch neuere Versionen ersetzt oder gelöscht werden sollen.

Dokumentenvernichtung

• Sicheres Löschen: Vertrauliche und sensible Dokumente müssen sicher gelöscht oder vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden, um Missbrauch zu verhindern.
• Protokollierung der Vernichtung: Die Vernichtung von Dokumenten sollte dokumentiert und protokolliert werden, insbesondere wenn es sich um sensible Informationen handelt.

Notfallvorsorge

• Notfallpläne: Entwicklung und regelmäßige Aktualisierung von Notfallplänen, die den Umgang mit Dokumenten in Krisensituationen (z.B. bei Feuer, Überschwemmungen oder Cyberangriffen) regeln.
• Regelmäßige Backups: Sicherstellung, dass regelmäßig Backups von wichtigen Dokumenten erstellt und sicher an einem anderen Standort oder in der Cloud gespeichert werden.
• Wiederherstellungsprozeduren: Etablierung klarer Verfahren zur Wiederherstellung von Dokumenten aus Backups im Falle eines Datenverlusts oder Systemausfalls.
• Testen der Notfallmaßnahmen: Regelmäßige Tests der Notfallmaßnahmen, einschließlich der Wiederherstellung von Dokumenten aus Backups, um sicherzustellen, dass diese im Ernstfall funktionieren.

Schulung und Sensibilisierung

• Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden im Umgang mit Dokumenten, insbesondere zu den Themen Datenschutz, Informationssicherheit, Notfallvorsorge und Compliance.
• Richtlinien zur Nutzung: Klare Richtlinien für die Nutzung von Dokumenten, um Fehlverhalten oder Missbrauch zu verhindern.

Diese Regelungen gewährleisten nicht nur die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten, sondern stellen auch sicher, dass das Unternehmen auf potenzielle Notfälle vorbereitet ist und seine Dokumente effektiv schützen und wiederherstellen kann. Diese Regelungen sollten in einer Richtlinie zur Lenkung von Dokumenten zusammengefasst werden.

Metadaten

Was sind Metadaten?

Metadaten sind zusätzliche Informationen oder Beschreibungen, die Dokumente oder Dateien begleiten, um ihre Identifizierung, Organisation und Verwaltung zu erleichtern. Diese Metadaten sind entscheidend, um den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen, die Suche zu optimieren und die Dokumentenverwaltung effizienter zu gestalten.

Es ist also möglich, mithilfe der Metadaten die wichtigsten Informationen eines Schriftstücks oder eines Dokuments über verschiedene Kanäle weiterzugeben. In unserer vernetzten Welt helfen z.B. die Inventarlisten der Bibliotheken über Intranets oder das Internet Dokumente zu finden oder eine strukturierte Übersicht zu schaffen. Nutzer können Ihren benötigten Lesestoff bereits anhand der registrierten Metadaten ausfindig machen.

Metadaten sind entscheidend, um Dokumente effektiv zu organisieren, schnell wiederzufinden und den Zugriff und die Freigabe gemäß den Organisationsrichtlinien zu steuern. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme nutzen umfangreiche Metadaten, um die Effizienz in Bezug auf die Dokumentenverwaltung zu steigern und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Beispiele für Metadaten:

• Dokumententitel: Der Titel eines Dokuments gibt in der Regel einen kurzen Überblick über den Inhalt oder die Natur des Dokuments.
• Autor: Der Name oder die Identifikation des Autors oder der Person, die das Dokument erstellt hat.
• Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Dokument ursprünglich erstellt wurde.
• Änderungsdatum: Das Datum der letzten Änderung am Dokument.
• Dokumententyp: Die Art des Dokuments, z. B. Textdokument, Präsentation, Tabellenkalkulation, PDF usw.
• Dateiformat: Das Format, in dem das Dokument gespeichert ist, z. B. .docx, .pdf, .xlsx.
• Schlüsselwörter oder Tags: Relevante Stichwörter oder Schlüsselbegriffe, die den Inhalt des Dokuments beschreiben und die Suche erleichtern.
• Beschreibung: Eine kurze Zusammenfassung oder Beschreibung des Inhalts des Dokuments.
• Zugriffsrechte: Informationen darüber, wer auf das Dokument zugreifen darf und welche Berechtigungen (Lesen, Schreiben, Löschen usw.) ihnen gewährt sind.
• Versionsverlauf: Informationen über frühere Versionen des Dokuments und die Änderungen, die an ihm vorgenommen wurden.
• Speicherort: Der Pfad oder Speicherort, an dem das Dokument in der Dateiverwaltung oder im Dokumentenmanagement-System abgelegt ist.
• Klassifizierung und Sicherheitsstufen: Informationen darüber, wie das Dokument klassifiziert ist und welche Sicherheitsrichtlinien für den Zugriff und die Freigabe gelten.

Warum sind Metadaten wichtig?

Metadaten sind wichtig, da sie eine eindeutige Identifizierung, Organisation und effiziente Suche von Dokumenten und Informationen ermöglichen. Sie tragen zur Effizienzsteigerung bei, da Benutzer Dokumente schneller finden können. Metadaten unterstützen auch die Sicherheit und Zugriffskontrolle, sind entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und bieten Einblicke für die Datenanalyse. Darüber hinaus erleichtern sie ein effektives Dokumentenmanagement, die Versionierung von Dokumenten und die Vermeidung von Datenverlust. Insgesamt tragen Metadaten dazu bei, Informationen besser zu verwalten, zu schützen und zu nutzen.

Für Marketing- und SEO-Spezialisten sind Metadaten ebenso wichtig. Denn im World Wide Web bilden Metadaten die Grundlage für Suchmaschinen. Das Web bietet unendliche Datenmengen an Bildern, Videos, Websites und Social-Media-Plattformen, deren Inhalte mit Hilfe von Metadaten kategorisiert werden können. Die richtigen Metadaten entscheiden darüber, ob eine Website von Nutzern gefunden wird.

Anstatt die einzelnen Metadaten selbst überprüfen zu müssen, übernehmen die Algorithmen der Crawler von Suchmaschinen diese Funktion. Jedes neue Dokument, das im Internet (in großen Organisationen auch im Intranet) veröffentlicht wird, wird von den Crawlern wahrgenommen und gezielt nach Metadaten durchsucht, um eine Kategorisierung vornehmen zu können. Je effektiver Metadaten verwendet werden, desto schneller wird ein Dokument erkannt und desto besser können die Inhalte gefunden und wiedergegeben werden.

Durch die Wahl der richtigen Schlüsselwörter und den Einsatz von Search Engine Optimization (SEO) erleichtert der Ersteller von Dokumenten den Crawlern ihre Arbeit und erzielt im Gegenzug eine gute Platzierung in den Suchergebnisseiten. Bei Websites sind vor allem die Metadaten "Title" und "Description" entscheidend.

Wo werden Metadaten gespeichert?

Metadaten können je nach Dateiformat auf unterschiedliche Weise gespeichert werden. Hier ist es wichtig zu wissen, wofür die Metadaten benötigt werden und in welchem System sie gespeichert werden. So werden z.B. bei Digitalfotos die relevanten Daten wie Datum, Ort, Belichtungszeit, Blende automatisch in der Bilddatei gespeichert.

Werden diese Daten später in anderen Systemen verwendet, ist besonders auf die Interoperabilität zu achten. Die standardisierten Metadaten werden dadurch für verschiedene Systeme lesbar und die Informationen können von verschiedenen Anwendungen genutzt werden.