LF-Arbeiten im Ausland

Der Leitfaden "Arbeiten im Ausland" bietet Empfehlungen und Sicherheitsmaßnahmen für das Arbeiten von außerhalb des Heimatlandes. Er behandelt rechtliche Aspekte, Datenschutz, Sicherheitsrisiken und kulturelle Unterschiede, um die Sicherheit und Effizienz von Mitarbeitenden im Ausland zu gewährleisten. Besondere Schwerpunkte liegen auf der sicheren Aufbewahrung von Geräten, der Nutzung verschlüsselter Kommunikation und der Minimierung von Risiken durch bewussten Umgang mit sensiblen Daten.

Einleitung

Mit dem Aufkommen des mobilen Arbeitens und der Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort stellt sich immer häufiger die Frage nach dem Arbeiten aus dem Ausland. Sei es aufgrund von Dienst- und Geschäftsreisen oder einer längeren privaten Abwesenheit und der Notwendigkeit, vom Ausland aus zu arbeiten.

Geltungsbereich

Innerhalb Deutschlands gelten die Regelungen der Organisation zum mobilen Arbeiten bzw. Homeoffice. Die allgemeinen Regelungen zum mobilen Arbeiten gelten grundsätzlich auch im Ausland. In diesem Leitfaden wird explizit darauf eingegangen, was beim mobilen Arbeiten im Ausland zusätzlich zu beachten ist.

Rechtslage bei Arbeit im Ausland

Das Arbeiten im Ausland ist je nach Land und Aufenthaltsdauer mit einigen rechtlichen Herausforderungen in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuern, Versicherungen, Arbeitserlaubnis oder eventuell notwendige Visa verbunden. Klären Sie geplante Auslandseinsätze rechtzeitig mit der Personalabteilung ab.

Steuerlich am einfachsten ist es bei Einsätzen aus dem EU-Ausland bis maximal 182 Tage, hier gelten weitgehend die gleichen steuerlichen Rahmenbedingungen, d.h. der Steuersitz bleibt in Deutschland. Außerhalb der EU oder bei mehr als 182 Tagen müssen die Bedingungen im Einzelfall geprüft werden.

Weitere wichtige Aspekte sind die Sozialversicherungspflicht und das Aufenthaltsrecht.

Innerhalb der EU ist ein Aufenthalt bis zu 90 Tagen in der Regel ohne Visum und Meldepflicht möglich. Auch eine Arbeitserlaubnis ist in der Regel nicht erforderlich. Vorausgesetzt, es wird keine eigene Betriebsstätte gegründet und es werden keine Arbeiten oder Dienstleistungen im oder für das jeweilige Land erbracht.

Die Sozialversicherungspflicht besteht jedoch auch im EU-Ausland und muss ggf. durch eine A1-Bescheinigung der deutschen Sozialversicherung nachgewiesen werden.

Gefahren bei der Arbeit im Ausland

Insbesondere im außereuropäischen Ausland gibt es einige Gefahren, die Sie beachten sollten und die Ihre Arbeitsfähigkeit im Ausland einschränken können:

Einschränkungen der Meinungsfreiheit und Zensur

In einigen Ländern gibt es Einschränkungen der Meinungsfreiheit und Zensur, was bedeuten kann, dass bestimmte Arten von Online-Aktivitäten oder Informationen verboten sind. Wenn Sie aus dem Ausland arbeiten, sollten Sie sich mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften vertraut machen, um mögliche Probleme zu vermeiden.

Internet-Überwachung und Datenschutz

In einigen Ländern ist die Überwachung des Internets strenger als in anderen. Es ist wichtig, sich im Voraus über die Datenschutzgesetze des Landes zu informieren, damit Sie gegebenenfalls Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen können, wie z. B. die Verwendung sicherer Kommunikationskanäle, Verschlüsselung oder die Vermeidung öffentlicher Netzwerke.

Rechtliche Herausforderungen

Rechtliche Herausforderungen wie die Einhaltung lokaler Import- und Exportbeschränkungen, Steuergesetze oder die Beantragung von Visa können von Land zu Land unterschiedlich sein. Es ist wichtig, sich im Voraus zu informieren und alle erforderlichen Genehmigungen einzuholen und Anforderungen zu erfüllen, um mögliche Probleme zu vermeiden. Auch die Ein- und Ausfuhr von elektronischen Geräten kann in einigen Ländern problematisch sein.

Kontrollen und Beschlagnahmungen durch die Behörden

In einigen Ländern haben staatliche Stellen das Recht, IT-Geräte wie Smartphones, Tablets und Notebooks zu durchsuchen und Daten zu kopieren, insbesondere bei der Ein- und Ausreise. Sie stehen hier vor dem Dilemma, ob sie dies zulassen, gegen deutsches und EU-Recht verstoßen, insbesondere wenn sie personenbezogene Daten auf ihren Geräten speichern (was in der Regel immer der Fall ist), oder ob sie gegen lokales Recht des Aufenthaltslandes verstoßen, wenn sie den Zugriff verweigern.

Sicherheitsrisiken und Kriminalität

In einigen Ländern besteht ein erhöhtes Risiko von Kriminalität und Sicherheitsbedrohungen. Es ist wichtig, dass Sie sich über die Gefahren vor Ort informieren und Vorkehrungen für Ihre persönliche Sicherheit treffen, z. B. indem Sie gefährliche Gebiete meiden und mit einem örtlichen Reiseführer oder Sicherheitspersonal zusammenarbeiten.

Kulturelle Unterschiede und sprachliche Barrieren

Kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren können bei der Arbeit im Ausland ebenfalls eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, sich über die kulturellen Gegebenheiten zu informieren, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden, und gegebenenfalls eine lokale Sprache zu lernen oder einen Übersetzer hinzuzuziehen.

Grundlegende Verhaltensregeln bei der Arbeit aus dem Ausland

Sichere Aufbewahrung

Bewahren Sie Dokumente und Geräte immer verschlossen auf. Vor allem in Hotelzimmern oder Ferienwohnungen nutzen sie am besten den Safe, falls vorhanden. Alternativ können sie auch ein Kabelschloss verwenden, um ein Notebook anzuschließen.

Sichere Geräte und Software verwenden

Verwenden Sie nur Geräte und Software, die von der Organisation zur Verfügung gestellt oder freigegeben wurden. Insbesondere öffentliche Internet-PCs in Hotels oder Internet-Cafés dürfen nicht für geschäftliche Aufgaben genutzt werden.

Arbeiten in der Öffentlichkeit vermeiden

Vermeiden Sie es, an öffentlichen Plätzen, in Cafés, Internetcafés oder öffentlichen Verkehrsmitteln zu arbeiten. So verlockend es auch sein mag, die Arbeit mit vertraulichen Daten sollte nicht an öffentlichen Orten stattfinden. Neben der Gefahr, direkt beobachtet zu werden, befinden sich an öffentlichen Plätzen oder in Internetcafés oft Videoüberwachungskameras, die nicht immer sofort erkennbar sind. Auf den Bildschirm des Laptops oder Smartphones gerichtet, können Daten bis hin zur Passworteingabe abgefangen werden. Gleiches gilt für vertrauliche Gespräche oder Telefonate.

Verschlüsselte Kommunikation

Verwenden Sie nur die gesicherte VPN-Verbindung der Organisation oder achten Sie bei der Nutzung von Web-Schnittstellen auf eine SSL-verschlüsselte Verbindung (Schloss-Symbol und https://.... in der URL-Zeile des Browsers).

Sichern Sie Ihre Daten

Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig. Vorzugsweise über VPN in der Cloud der Organisation oder auf verschlüsselten mobilen Datenträgern. Bewahren Sie diese Datenträger verschlossen und möglichst getrennt vom Notebook oder Tablet auf.

Datensparsamkeit im Ausland

Informieren Sie sich vor Reiseantritt über die lokale Rechtslage hinsichtlich des Zugriffs staatlicher Stellen auf Ihre Daten. Nehmen sie in diesem Fall nur die Geräte mit, die sie wirklich benötigen. Nehmen Sie nur neue/leere (gesäuberte) Geräte mit, auf denen Sie nur die Kontaktdaten und Informationen speichern, die Sie wirklich benötigen. Speichern Sie möglichst keine vertraulichen Informationen auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Notebook. Verwenden Sie stattdessen einen zentralen Datenspeicher der Organisation, auf den Sie nur über sichere Kanäle zugreifen können.

Auffälligkeiten melden

Melden Sie Auffälligkeiten und Vorfälle sowie Beschädigung und Verlust von Geräten oder Informationen sofort und nicht erst nach ihrer Rückkehr. So können sensible Daten ggf. remote gelöscht oder andere Schutzmaßnahmen ergriffen werden.