LF-Homeoffice
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Mustervorlage: "Leitfaden Sicher im Homeoffice"
Einleitung
Grundsätzlich gilt: Alle Regeln, die am Arbeitsplatz gelten, gelten auch im Homeoffice.
Natürlich erfordert die Arbeit im Homeoffice eine andere Herangehensweise als die Arbeit im Büro. Nicht alles lässt sich 1:1 auf das Homeoffice übertragen. Um dennoch sicher und effizient im Homeoffice arbeiten zu können, gibt dieser Leitfaden praktische Empfehlungen.
Verantwortlichkeiten
Allgemeine Empfehlungen im Homeoffice
Trennung der Lebensbereiche
Nicht jeder hat zu Hause einen eigenen, voll ausgestatteten und abschließbaren Raum für das Homeoffice. Dennoch sollte versucht werden, einen speziellen Bereich eines Raumes für das Homeoffice einzurichten, der sich optisch/strukturell vom Rest des Raumes abgrenzt. Das kann eine sichtbare Abgrenzung durch ein Regal oder einen Paravent (spanische Wand) sein oder einfach nur ein farblich abgesetzter Teppich unter Schreibtisch und Bürostuhl, der optisch klar abgrenzt "hier ist das Homeoffice". Der Bereich sollte mindestens 2m² des Raumes einnehmen (ca. 1,4m x 1,5m).
Richten Sie diesen abgetrennten Bereich möglichst bürogerecht ein, d.h. idealerweise einen Schreibtisch in angenehmer Höhe, einen Bürostuhl, auf dem Sie auch längere Zeit bequem und rückenschonend sitzen können und achten Sie auf eine ausreichende, bürogerechte und blendfreie Beleuchtung.
Schaffen Sie sich einen strukturierten Tagesablauf mit festen "Bürozeiten", um Arbeit und Privatleben auch im Kopf zu trennen. Im Homeoffice wird es niemandem auffallen, wenn ihr Schreibtisch im Schlafzimmer steht und sie im Schlafanzug vom Bett direkt an den Schreibtisch wanken. Oder wenn man abends mit dem Notebook auf dem Schoß im Wohnzimmer auf dem Sofa sitzt und nebenbei ein Film im Fernsehen läuft.
Besser für die Gesundheit ist jedoch ein geregelter Tagesablauf. Aufstehen, ins Bad gehen, frühstücken, anziehen und ins Home-Office "gehen" (das kann dann auch wieder das Schlafzimmer sein, dann aber mit klar abgegrenzter Funktion). Am Ende des "Arbeitstages" schalten sie den Laptop und das Licht am Schreibtisch aus und machen "Feierabend".
Insbesondere wenn sie nicht allein leben, kann eine klare Struktur auch ihren Familienangehörigen oder Mitbewohnern helfen, mit ihrer Doppelrolle zu Hause besser zurechtzukommen.
Vermeiden Sie Ablenkungen und ständige, undefinierte Wechsel zwischen Home-Office und Privatleben. Ein durchgehend ungestörter Acht-Stunden-Arbeitstag ist im Homeoffice eher unrealistisch, aber schaffen Sie auch hier klare Strukturen, z.B. durch klar definierte Pausen. Eine längere Mittagspause, die auch Einkaufen und Kochen einschließt. Eine Pause am Nachmittag für einen Kaffee mit der Familie oder Freunden. Eine längere Pause, um die Kinder aus der Kita abzuholen und anschließend nach Hause zu fahren. Aber auch klare "Arbeitszeiten", in denen sie ungestört sein wollen und sich nicht ablenken lassen. Wenn sie in ihrem 2m² Homeoffice sind, sind sie quasi im Büro.
Diese Strategien helfen nicht nur ihrer Gesundheit, sondern auch ihrer Sicherheit, sie haben einen klar definierten "Bürobereich", in dem im Wesentlichen die gleichen Regeln gelten wie im Büro der Organisation.
Clear Desk
Im Homeoffice gilt wie im Büro die "Clear Desk Policy". D.h. beim Verlassen des Arbeitsplatzes im Homeoffice, sei es für einen Kaffee, die Mittagspause, wenn der Paketbote klingelt oder das Kind auf den Topf muss, gelten die gleichen Regeln wie im Büro:
- Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sind alle Ausdrucke, Kopien o.ä. so zu verstauen, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind (Aktentasche, Schreibtischschublade oder abschließbare Schränke).
- Lassen Sie keine Ausdrucke im Drucker/Scanner liegen.
- Bewahren Sie auf keinen Fall Notizen zu Login/Passwort an Ihrem Arbeitsplatz auf.
- Sperren Sie Ihren Computer, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz (auch nur kurzzeitig) verlassen (z.B. unter Windows mit „Windows-Taste + L“).
- Interne und vertrauliche Dokumente gehören nicht in den Papierkorb oder in den Hausmüll! Gleiches gilt für defekte mobile Datenträger (z.B. USB-Sticks).
Ausdrucke
Vermeiden Sie Ausdrucke, wo immer dies möglich ist. Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern kann auch der erste Schritt sein, um Folgeprobleme wie Vernichtung und datenschutzkonforme Aufbewahrung zu vermeiden, was im Homeoffice in der Regel nicht möglich ist.
Telefonate und virtuelle Konferenzen
Achten Sie darauf, dass Telefonate und andere Gespräche nicht von Unbefugten mitgehört werden.
Halten Sie insbesondere bei vertraulichen Telefongesprächen ggf. die Fenster geschlossen, wenn Dritte bei geöffnetem Fenster mithören könnten. Ebenso sollten keine Besucher oder Gäste anwesend sein.
Vermeiden Sie auch Telefonate in der Öffentlichkeit, wenn Sie nicht sicher sein können, dass die Gespräche nicht mitgehört werden können.
