LF-Arbeiten im Ausland
Mustervorlage: "Leitfaden Arbeiten im Ausland"
Einleitung
Mit dem Einzug von mobilem Arbeiten und der Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsorts, stellt sich häufiger die Frage der Arbeit aus dem Ausland. Sei es aufgrund von Dienst- und Geschäftsreisen oder einer längeren privaten Abwesenheit und dem Bedarf aus dem Ausland zu arbeiten.
Geltungsbereich
Innerhalb von Deutschland gelten die Regelungen der Organisation zu mobilem Arbeiten bzw. Homeoffice. Die allgemeinen Regelungen zum mobilen Arbeiten gelten grundsätzlich auch im Ausland. Dieser Leitfaden behandelt ausdrücklich Dinge, die zusätzlich bei mobilem Arbeiten im Ausland zu beachten sind.
Rechtslage beim Arbeiten im Ausland
Arbeiten im Ausland hat abhängig vom Land und der Dauer des Aufenthalts einige rechtliche Herausforderungen in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuern, Versicherung, Arbeitserlaubnis oder ggf. nötige Visa. Klären sie geplante Arbeiten im Ausland rechtzeitig mit der Personalverwaltung.
Am einfachsten ist es noch bei Arbeiten aus dem EU-Ausland bis zu max. 182 Tagen, hier gelten weitgehend die gleichen Rahmenbedingungen wie in Deutschland.
Außerhalb der EU oder bei mehr als 182 Tagen müssen die Bedingungen, im Einzelfall geprüft werden.
Gefährdungslage beim Arbeiten im Ausland
Insbesondere im außereuropäischen Ausland gibt es einige Gefährdungen die sie beachten sollten und die ihre Arbeitsfähigkeit im Ausland einschränken können:
Einschränkungen der Meinungsfreiheit und der Zensur
In einigen Ländern gibt es Einschränkungen der Meinungsfreiheit und Zensur, was bedeuten kann, dass bestimmte Arten von Online-Aktivitäten oder Informationen verboten sein können. Wenn Sie aus dem Ausland arbeiten, sollten Sie sich mit den lokalen Gesetzen und Bestimmungen vertraut machen, um mögliche Probleme zu vermeiden.
Internetüberwachung und Datenschutz
In einigen Ländern kann die Internetüberwachung strenger sein als in anderen. Die Datenschutzgesetze des Landes müssen vorher bekannt sein um ggf. Maßnahmen ergreifen zu können, um Ihre Daten zu schützen, wie z.B. die Verwendung von sicheren Kommunikationskanälen, Verschlüsselung oder die Vermeidung von öffentlichen Netzwerken.
Rechtliche Herausforderungen
Rechtliche Herausforderungen, wie z.B. die Einhaltung von lokalen Ein- und Ausfuhrbeschränkungen, Steuergesetzen oder die Beantragung von Visa, können je nach Land unterschiedlich sein. Es ist wichtig, dass Sie sich im Voraus informieren und alle notwendigen Genehmigungen einholen und Anforderungen erfüllen, um mögliche Probleme zu vermeiden. Auch die Ein- und Ausfuhr elektronischer Geräte kann in einigen Ländern problematisch sein.
Kontrollen und Beschlagnahme durch staatliche Stellen
In einigen Ländern ist es staatlichen Stellen erlaubt, IT-Geräte wie Smartphones, Tablets, Notebooks zu durchsuchen und Kopien von Daten anzufertigen, insbesondere bei der Ein- und Ausreise. Sie sind hier in der Zwickmühle, lassen sie das zu, verstoßen sie gegen deutsches und EU-Recht, insbesondere wenn sie personenbezogene Daten auf ihren Geräten speichern (was i.d.R. immer der Fall ist) oder sie verstoßen gegen lokales Recht des Landes in dem sie sich befinden, wenn sie den Zugriff verweigern.
Sicherheitsbedrohungen und Kriminalität
Einige Länder können ein höheres Risiko für Kriminalität und Sicherheitsbedrohungen darstellen. Es ist wichtig, dass Sie sich über die lokalen Gefahren informieren und Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um Ihre persönliche Sicherheit zu gewährleisten, wie z.B. die Vermeidung von gefährlichen Gebieten und die Zusammenarbeit mit einem lokalen Führer oder Sicherheitspersonal.
Kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren
Kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren können ebenfalls eine Herausforderung darstellen, wenn Sie aus dem Ausland arbeiten. Es ist wichtig, dass Sie sich über die kulturellen Gegebenheiten informieren, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden, und dass Sie gegebenenfalls eine lokale Sprache lernen oder einen Übersetzer einsetzen.
Grundsätzliche Verhaltensregeln beim Arbeiten aus dem Ausland
Sichere Aufbewahrung
Bewahren sie Unterlagen und Geräte immer verschlossen auf. Besonders in Hotelzimmer oder Ferienwohnungen nutzen sie vorzugsweise den Safe falls vorhanden. Alternativ können sie auch ein Kabelschloss nutzen um ein Notebook anzuschließen.
Verwenden Sie sichere Geräte und Software
Verwenden sie nur von der Organisation bereit gestellte oder freigegebene Geräte und Software. Insbesondere öffentliche Internet-PC's im Hotel oder Internetcafe dürfen nicht für dienstliche Aufgaben genutzt werden.
Vermeiden Sie öffentliches Arbeiten
Vermeiden sie das Arbeiten an öffentlichen Plätzen, in Cafes, Internetcafes oder in öffentlichen Verkehrsmitteln. So attraktiv es auch sein mag, das Arbeiten mit vertraulichen Daten, darf nicht an öffentlichen Orten stattfinden. Neben der Gefahr das sie direkt beobachtet werden, befinden sich an öffentlichen Orten oder in Internetcafes auch oft Kameras einer Videoüberwachung die nicht unbedingt sofort erkennbar sind. Auf das Display des Notebook oder Smartphone gerichtet können Daten abgefangen werden, bis hin zur Eingabe ihres Passworts. Das gleiche gilt für vertrauliche Gespräche oder Telefonate.
Verwenden Sie verschlüsselte Kommunikation
Nutzen sie nur die gesicherte VPN-Verbindung der Organisation oder falls Web-Schnittstellen genutzt werden, achten sich auf eine SSL-verschlüsselte Verbindung (das Schloss-Symbol und https://.... in der URL-Zeile des Browsers).
Sichern Sie Ihre Daten
Sichern sie regelmäßig ihre Daten. Bevorzugt über VPN in der Cloud der Organisation oder auf verschlüsselten mobilen Datenträgern. Bewahren sie diese Datenträger verschlossen und möglichst getrennt vom Notebook oder Tablet auf.
Datensparsamkeit im Ausland
Informieren sie sich vor Reiseantritt über die lokale Rechtslage vor Ort bzüglich Zugriff staatlicher Stellen auf ihre Daten. Nehmen sie in so einem Fall nur die Geräte mit, die sie wirklich benötigen. Nehmen sie nur neue/leere (bereinigte) Geräte mit, auf denen sie nur die Kontaktdaten und Informationen speichern, die sie wirklich benötigen. Speichern sie keine vertraulichen Informationen auf ihrem Smartphone, Tablet oder Notebook. Nutzen sie stattdessen eine zentrale Datenablage in der Organisation, auf die sie nur über gesicherte Kanäle zugreifen.
Melden von Auffälligkeiten
Melden sie Auffälligkeiten und Vorkommnisse sowie Beschädigung und Verlust von Geräten oder Informationen unverzüglich und nicht erst nach ihrer Rückkehr.
