Dokumentenmanagement

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Einleitung

Aktuelle und zielführende Sicherheitsdokumentation ist von entscheidender Bedeutung, um die Informationssicherheit zu gewährleisten.

Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einer strukturierten Art und Weise. Es hilft, den Zugriff, die Bearbeitung und den Austausch von Informationen effizienter zu gestalten. In Ihrem Verantwortungsbereich für Informationssicherheit und Datenschutz könnte Dokumentenmanagement dazu beitragen, sensible Informationen sicher zu speichern und den Zugriff zu kontrollieren.

Arten von sicherheitsrelevanten Dokumenten

Leitlinien

Eine Leitlinie ist ein allgemeines, übergeordnetes Dokument, das die grundlegenden Prinzipien, Ziele und Vorgehensweisen für die gesamte Organisation und für ein bestimmtes Thema festlegt und als Leitfaden für Entscheidungen und Maßnahmen dient (z. B. Leitlinie zur Informationssicherheit oder Leitlinie zum Datenschutz). Eine Leitlinie sollte allgemein und unabhängig von konkreten Produkten und technischen Lösungen formuliert werden.

Richtlinien

Eine Richtlinie ist ein Dokument, das produkt- und verfahrensunabhängig für einen bestimmten Geltungsbereich klare Regeln, Verfahren oder Standards für das Verhalten, die Entscheidungsfindung oder die Aufgabenerfüllung in einer Organisation festlegt. Sie dient als Richtschnur, um einheitliche Vorgehensweisen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden in Übereinstimmung mit den definierten Vorgaben handeln.

Konzepte

Ein Konzept ist eine strukturierte Darstellung einer Idee oder eines Vorhabens, in der die Ziele, die Vorgehensweise und die möglichen Wege der Umsetzung unter Einhaltung der relevanten Richtlinien beschrieben werden.

Konzepte sind der Ausgangspunkt für eine detailliertere Planung und Umsetzung. Sie ermöglichen es, eine gemeinsame Vision zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis von den Zielen und der Vorgehensweise haben, bevor mit der Umsetzung begonnen wird.

Leitfäden

Ein Leitfaden ist ein praxisorientiertes Dokument, das Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps und Empfehlungen für die Durchführung bestimmter Aufgaben oder Prozesse enthält.

Betriebshandbücher

Ein Betriebshandbuch ist ein Dokument, das detaillierte Anweisungen, Verfahren und technische Informationen für den Betrieb, die Wartung und die Fehlerbehebung von Systemen oder Geräten enthält. Es konzentriert sich auf die technischen Aspekte eines Systems, einer Anlage oder eines Prozesses. Ein Betriebshandbuch kann Informationen wie technische Spezifikationen, Wartungspläne, Prozessbeschreibungen und Verfahren zur Fehlerbehebung enthalten. Es richtet sich an technisches Personal, das mit der praktischen Durchführung betrieblicher Aufgaben betraut ist.

Betriebsführungshandbücher

Ein Betriebsführungshandbuch (ggf auch Betriebskonzept) geht über rein technische Aspekte hinaus und umfasst auch (oder nur) organisatorische und verwaltungstechnische Elemente. Es enthält Anweisungen, Verfahren und Vorgaben zur Steuerung und Verwaltung der Betriebsaktivitäten, einschließlich organisatorischer Strukturen, Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Koordinationsprozesse. Ein Betriebsführungshandbuch kann Aspekte wie Personalmanagement, Budgetierung, Planung, Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien behandeln. Es richtet sich an Führungskräfte und Manager, die die Betriebsführung und -verwaltung verantworten.

Anweisungen

Eine Anweisung oder Arbeitsanweisung ist ein präzises Dokument, das klare Anweisungen oder Vorgaben für bestimmte Tätigkeiten oder Aufgaben in einer Organisationseinheit enthält.

Checklisten

Eine Checkliste ist eine strukturierte Liste von Kriterien, die abgehakt werden, um sicherzustellen, dass bestimmte Schritte, Standards oder Anforderungen ggf. auch in einer bestimmten Reihenfolge erfüllt werden.

Reports

Ein Report ist ein Bericht oder Auszug, der Daten, Informationen, Analysen oder Ergebnisse zu einem bestimmten Thema oder einer spezifischen Untersuchung zusammenfasst und präsentiert.

Hierarchie von Dokumenten

Es kann andere Arten von Dokumenten in der Organisation geben oder bestimmte Arten können nicht vorhanden sein.

Typischerweise sind die einzelnen Dokumentenarten pyramidenförmig gestaffelt, beginnend mit einer oder wenigen organisationsweiten Leitlinien bis hin zu einer Vielzahl von operativen Dokumenten und Aufzeichnungen für jeden einzelnen Prozess.

Auch die technische Komplexität und die Änderungshäufigkeit der Dokumente nehmen nach unten hin zu.

Metadaten

Was sind Metadaten?

Metadaten sind zusätzliche Informationen oder Beschreibungen, die Dokumente oder Dateien begleiten, um ihre Identifizierung, Organisation und Verwaltung zu erleichtern. Diese Metadaten sind entscheidend, um den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen, die Suche zu optimieren und die Dokumentenverwaltung effizienter zu gestalten.

Es ist also möglich, mithilfe der Metadaten die wichtigsten Informationen eines Schriftstücks oder eines Dokuments über verschiedene Kanäle weiterzugeben. In unserer vernetzten Welt helfen z.B. die Inventarlisten der Bibliotheken über Intranets oder das Internet Dokumente zu finden oder eine strukturierte Übersicht zu schaffen. Nutzer können Ihren benötigten Lesestoff bereits anhand der registrierten Metadaten ausfindig machen.

Metadaten sind entscheidend, um Dokumente effektiv zu organisieren, schnell wiederzufinden und den Zugriff und die Freigabe gemäß den Organisationsrichtlinien zu steuern. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme nutzen umfangreiche Metadaten, um die Effizienz in Bezug auf die Dokumentenverwaltung zu steigern und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Beispiele für Metadaten:

• Dokumententitel: Der Titel eines Dokuments gibt in der Regel einen kurzen Überblick über den Inhalt oder die Natur des Dokuments.
• Autor: Der Name oder die Identifikation des Autors oder der Person, die das Dokument erstellt hat.
• Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Dokument ursprünglich erstellt wurde.
• Änderungsdatum: Das Datum der letzten Änderung am Dokument.
• Dokumententyp: Die Art des Dokuments, z. B. Textdokument, Präsentation, Tabellenkalkulation, PDF usw.
• Dateiformat: Das Format, in dem das Dokument gespeichert ist, z. B. .docx, .pdf, .xlsx.
• Schlüsselwörter oder Tags: Relevante Stichwörter oder Schlüsselbegriffe, die den Inhalt des Dokuments beschreiben und die Suche erleichtern.
• Beschreibung: Eine kurze Zusammenfassung oder Beschreibung des Inhalts des Dokuments.
• Zugriffsrechte: Informationen darüber, wer auf das Dokument zugreifen darf und welche Berechtigungen (Lesen, Schreiben, Löschen usw.) ihnen gewährt sind.
• Versionsverlauf: Informationen über frühere Versionen des Dokuments und die Änderungen, die an ihm vorgenommen wurden.
• Speicherort: Der Pfad oder Speicherort, an dem das Dokument in der Dateiverwaltung oder im Dokumentenmanagement-System abgelegt ist.
• Klassifizierung und Sicherheitsstufen: Informationen darüber, wie das Dokument klassifiziert ist und welche Sicherheitsrichtlinien für den Zugriff und die Freigabe gelten.

Warum sind Metadaten wichtig?

Metadaten sind wichtig, da sie eine eindeutige Identifizierung, Organisation und effiziente Suche von Dokumenten und Informationen ermöglichen. Sie tragen zur Effizienzsteigerung bei, da Benutzer Dokumente schneller finden können. Metadaten unterstützen auch die Sicherheit und Zugriffskontrolle, sind entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und bieten Einblicke für die Datenanalyse. Darüber hinaus erleichtern sie ein effektives Dokumentenmanagement, die Versionierung von Dokumenten und die Vermeidung von Datenverlust. Insgesamt tragen Metadaten dazu bei, Informationen besser zu verwalten, zu schützen und zu nutzen.

Für Marketing- und SEO-Spezialisten sind Metadaten ebenso wichtig. Denn im World Wide Web bilden Metadaten die Grundlage für Suchmaschinen. Das Web bietet unendliche Datenmengen an Bildern, Videos, Websites und Social-Media-Plattformen, deren Inhalte mit Hilfe von Metadaten kategorisiert werden können. Die richtigen Metadaten entscheiden darüber, ob eine Website von Nutzern gefunden wird.

Anstatt die einzelnen Metadaten selbst überprüfen zu müssen, übernehmen die Algorithmen der Crawler von Suchmaschinen diese Funktion. Jedes neue Dokument, das im Internet (in großen Organisationen auch im Intranet) veröffentlicht wird, wird von den Crawlern wahrgenommen und gezielt nach Metadaten durchsucht, um eine Kategorisierung vornehmen zu können. Je effektiver Metadaten verwendet werden, desto schneller wird ein Dokument erkannt und desto besser können die Inhalte gefunden und wiedergegeben werden.

Durch die Wahl der richtigen Schlüsselwörter und den Einsatz von Search Engine Optimization (SEO) erleichtert der Ersteller von Dokumenten den Crawlern ihre Arbeit und erzielt im Gegenzug eine gute Platzierung in den Suchergebnisseiten. Bei Websites sind vor allem die Metadaten "Title" und "Description" entscheidend.

Wo werden Metadaten gespeichert?

Metadaten können je nach Dateiformat auf unterschiedliche Weise gespeichert werden. Hier ist es wichtig zu wissen, wofür die Metadaten benötigt werden und in welchem System sie gespeichert werden. So werden z.B. bei Digitalfotos die relevanten Daten wie Datum, Ort, Belichtungszeit, Blende automatisch in der Bilddatei gespeichert.

Werden diese Daten später in anderen Systemen verwendet, ist besonders auf die Interoperabilität zu achten. Die standardisierten Metadaten werden dadurch für verschiedene Systeme lesbar und die Informationen können von verschiedenen Anwendungen genutzt werden.