LF-Homeoffice

Mustervorlage: "Leitfaden Sicher im Homeoffice"

Einleitung

Grundsätzlich gilt: Alle Regeln, die am Arbeitspatz gelten, gelten prinzipiell auch im Homeoffice.

Das Arbeiten im Homeoffice erfordert natürlich eine andere Herangehensweise als das Arbeiten in einem Büro. Nicht alles lässt sich im Homeoffice 1:1 umsetzen. Um dennoch sicher und effektiv im Homeoffice arbeiten zu können bietet dieser Leitfaden praktische Empfehlungen.

Allgemeine Empfehlungen im Homeoffice

Trennung der Lebensbereiche

Nicht jeder hat zuhause ein eigenen voll ausgestatteten und abschließbaren Büroraum für das Homeoffice. Dennoch sollten sie versuchen einen speziellen Bereich eines Zimmers für das Homeoffice einzurichten, der sich optisch/struktuell vom Rest des Zimmers abgrenzt. Das kann eine sichtbare Abgrenzung durch ein Regal oder einen Paravent (Spanische Wand) sein oder einfach nur ein farblich abgehobener Teppich unter dem Schreibtisch und Bürostuhl, der optisch klar trennt "hier ist Homeoffice". Der Bereich sollte mindestens 2m² des Raumes einnehmen (ca. 1,4m x 1,5m).

Richten sie sich diesen separierten Bereich möglichst bürotauglich ein, d.h. im Idealfall einen Schreibtisch in angenehmer Höhe, einen Bürostuhl auf den sie auch längere Zeit bequem und rückenschonend sitzen können und achten sie auf eine ausreichende, bürotaugliche und blendfreie Beleuchtung.

Schaffen sie sich einen strukturierten Tagesablauf mit festen "Bürozeiten" um auch im Kopf Arbeit und Privates zu trennen. Im Homeoffice wird niemand bemerken, wenn ihr Schreibtisch im Schlafzimmer steht und sie vom Bett im Schlafanzug direkt an den Schreibtisch taumeln. Oder wenn sie abends im Wohnzimmer auf dem Sofa mit dem Notebook auf dem Schoß sitzen und nebenbei auf dem TV ein Film läuft.

Besser für Ihre Gesundheit ist jedoch ein geregelter Ablauf. Stehen sie auf, gehen sie ins Bad, frühstücken sie, ziehen sie sich an und "gehen" sie ins Homeoffice (was auch dann wieder das Schlafzimmer sein kann, aber in dem Fall mit klar getrennter Funktion). Am Ende des "Arbeitstages" schalten sie das Notebook und das Licht am Schreibtisch aus und machen sie "Feierabend".

Insbesondere wenn sie nicht allein leben, kann eine klare Struktur auch ihren Familienangehörigen oder Mitbewohnern helfen mit ihrer Doppelrolle zuhause besser klar zu kommen.

Vermeiden Sie Ablenkung und ständige undefinierte Wechsel zwischen Homeoffice und Privatem. Ein durchgängiger ungestörter acht Stunden Arbeitstag ist im Homeoffice eher unrealistisch, aber schaffen sie sich auch hier klare Strukturen z.B. durch klar definierte Pausen. Eine längere Mittagspause die auch das Einkaufen und Kochen beinhaltet. Eine Pause am Nachmittag für den Kaffee mit Familie oder Freunden. Eine längere Pause für das abholen der Kinder aus der Kita mit anschließender Bespassung zuhause. Aber eben auch klare "Arbeitszeiten" wo sie nicht gestört werden wollen und sich auch nicht ablenken lassen. Wenn sie in ihrem 2m² Homeoffice sind, sind sie quasi im Büro.

Diese Strategien helfen nicht nur ihrer Gesundheit sondern auch der Sicherheit, sie habe einen klar definierten "Bürobereich" in dem im Wesentlichen die gleichen Regeln gelten wie im Büro der Organisation.

Clear Desk

Im Homeoffice gilt wie im Büro die "Clear Desk Policy". D.h. wenn sie Ihren Arbeitsplatz im Homeoffice verlassen egal ob für einen Kaffee, die Mittagspause, der Paketbote gerade klingelt, oder das Kind auf den Topf muss gilt wie im Büro:

• Bei Verlassen des Arbeitsplatzes müssen alle Ausdrucke, Kopien oder dergleichen so verstaut werden, dass diese Dokumente nicht für Dritte zugänglich sind (Aktenmappe, Schreibtisch-Schublade oder verschließbare Schränke).
• Lassen sie keine Ausdrucke im Drucker/Scanner liegen.
• Bewahren sie unter keinen Umständen Login-/Passwortnotizen an Ihrem Arbeitsplatz auf.
• Sperren sie Ihren Computer, wenn sie Ihren Arbeitsplatz (auch nur kurzzeitig) verlassen (z. B. unter Windows mit „Windows-Taste + L“).
• Interne und vertrauliche Dokumente gehören nicht in den Papierkorb oder Hausmüll! Das gleiche gilt für defekte mobile Datenträger (z.B. USB-Sticks).

Ausdrucke

Vermeiden Sie Ausdrucke, wann immer es möglich ist. Dies hilft nicht nur der Umwelt, sondern kann auch der erste Schritt sein, um Folgeprobleme wie datenschutzkonforme Aktenvernichtung und Aufbewahrung zu vermeiden wozu sie im Homeoffice i.d.R nicht in der Lage sind.

Telefonate und virtuelle Konferenzen

Achten Sie darauf, dass Telefonate und andere Gespräche nicht von unbefugt zur Kenntnis genommen werden.

Insbesondere bei vertrauliche Telefonate halten Sie ggf. die Fenster geschlossen, wenn durch ein geöffnetes Fenster Dritte das Telefonat mithören könnten. Ebenso sollten keine Besucher oder Gäste anwesend sein.

Vermeiden Sie zudem Telefonate in der Öffentlichkeit, wenn Sie nicht sicherstellen können, dass Gespräche ggf. mitgehört werden könnten.