RiLi-Dokumentenlenkung

Mustervorlage: "Richtlinie zur Lenkung von Dokumenten"

Einleitung

Ein zentraler Bestandteil eines ISMS ist die Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Die vorliegende Richtlinie beschreibt die Vorgaben und den Prozess zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen in der Organisation.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Dokumente und Aufzeichnungen der Sicherheitsdokumentation der Organisation unabhängig davon ob diese in Papier-, Datei-, oder Datenbankform (z.B. in einem WiKi) vorliegen. Die Richtlinie ist für alle Mitarbeitenden der Organisation verbindlich.

Zielsetzung

Ziel dieser Richtlinie ist ein strukturierter und angemessener Umgang mit Sicherheitsdokumentation in der Organisation.

Diese Richtlinie beschreibt die Verfahren und Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Genehmigung, Kennzeichnung, Überwachung, Überprüfung, Überarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten innerhalb der Organisation.

Prozessbeschreibung

Verantwortliche

Für die Lenkung von Dokumente sind folgende Rollen definiert:

Ersteller	Jedes Dokument weist einen Ersteller (Dokument-Eigentümer) auf, der verantwortlich ein Dokument erstellt und fortschreibt.
Prüfer	Jedem Dokument wird ein Prüfer zugewiesen, der das Dokument mit fachlicher Expertise inhaltlich prüft.
Freigebender	Jedes Dokument wird von einem Freigebenden (Fachvorgesetzten) formal freigegeben und in Kraft gesetzt.

Alle genannten Rollen müssen auf dem Deckblatt jedes Dokuments mit konkreten Verantwortlichen aufgeführt werden.

Grundsatz

Grundsätzlich werden alle Dokumente und Aufzeichnungen gelenkt. Dabei sind Dokumente und Aufzeichnungen wie folgt definiert:

• Dokumente (D) sind Vorgabendokumente, z.B. Richtlinien, Konzepte, Arbeitsanweisungen.
• Aufzeichnungen (A) sind Dokumente, die einem Nachweis dienen, etwa ausgefüllte Formulare, Checklisten oder Protokolle.

Dokumenttypen

Es werden in der Organisation folgende Dokumenttypen definiert:

	Typ	Inhalt	Ersteller
D0	Leitlinie	Leitlinien sind von der Leitung vorgegebene organisationsweite Prinzipien, an denen sich die gesamte Organisation zu orientieren hat.	Leitung & ISB
D1	Richtlinie	Richtlinien beinhalten allgemeine Vorgaben und Handlungsanweisungen zu einem Themenschwerpunkt. Richtlinien sollten nicht lösungs- oder produktspezifisch formuliert werden.	ISB & Fachbereich
D2	Konzept	Ein Konzept beschreibt (skizzenhaft) einen (Lösungs-)Entwurf oder Plan für ein größeres und längerfristiges Vorhaben.	Fachbereich / Betrieb
D3	Anweisung	Eine Anweisung enthält konkrete Handlungsanweisungen oder Instruktionen für bestimmte Abläufe.	Betrieb / Fachbereich
A0	Aufzeichnung	Aufzeichnungen sind festgehaltene Umstände oder Abläufe, z.B. Protokolle, Logbücher, Formulare, Checklisten.	Betrieb

Der Dokumententyp ist auf dem Deckblatt jedes Dokuments anzugeben.

Lebenszyklus

Für Dokumente wird folgender Lebenszyklus definiert:

Entwurf	Ein Dokument wird vom Ersteller erstellt, es ist noch nicht geprüft oder freigegeben.
Prüfung	Ein vom Ersteller erstelltes Dokument wird vom Prüfer geprüft, es ist noch nicht freigegeben.
Freigabe	Ein vom Freigebenden formal freizugebenes Dokument. Es kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt Gültigkeit erlangen.
Gültig	Ein Dokument ist ab dem Zeitpunkt seiner Gültigkeit in Kraft und damit für den Gültigkeitsbereich verbindlich.
Ungültig	Ein abgelaufenes oder für ungültig erklärtes Dokument darf nicht mehr verwendet werden.
Archiviert	Ungültige Dokumente werden bis zur Löschung archiviert.

Der aktuelle Lebenszyklus ist auf dem Deckblatt jedes Dokuments anzugeben.

Für betriebliche Aufzeichnungen gilt kein besonderer Lebenszyklus.

Prüfung und Freigabe

Die Dokumente werden vor der Freigabe von einem Prüfer, der nicht der Ersteller des Dokuments ist, geprüft und qualitätsgesichert. Anschließend wird das Dokument durch den Freigeber (z.B. Fachvorgesetzter) freigegeben. Es gelten die oben genannten Rollendefinitionen. Prüfung und Freigabe sind in der Historie im Dokument zu vermerken.

Ablageort

Für jedes Dokument wird angegeben, wo es entsprechend seiner Klassifizierung abgelegt ist. An diesem Ablageort befinden sich jeweils nur die aktuell gültigen Versionen des Dokuments.

Die möglichen Ablageorte (Fileserver, DMS, WiKi) sind hier mit anzugeben.

Verfügbarkeit

Die Dokumente sind zentral aufzubewahren, den zuständigen Personen jederzeit zugänglich zu machen und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Betriebskritische Dokumente (z. B. Betriebs- und Notfalldokumentation) müssen zusätzlich offline (auf lokalen Geräten oder in Papierform) vorgehalten werden.

Namenskonvention der Dokumente

Für alle Dokumente und Aufzeichnungen gilt folgende Vorgabe zur Wahl des Dateinamens:

[Titel des Dokuments]_[Versionsnr. oder Datum].[Dateiendung]. Beispiel: "Richtlinie zur Dokumentenlenkung_1.1.odt" oder "Richtlinie zur Dokumentenlenkung_2022-03-15.odt"

In jedem Dokument werden folgende Informationen angegeben:

• Name
• Version
• Datum der Erstellung
• Dokument-Eigentümer (Ersteller)
• Dokument Prüfung durch Prüfer
• Dokument-Freigabe durch Freigebenden
• Änderungshistorie mit
  • Datum
  • Versionsnummer
  • Änderung ggü. vorheriger Version
  • Bearbeiter
  • Prüf- und Freigabevermerke

Für alle Dokumenttypen sind die jeweils aktuellen Dokumentvorlagen zu verwenden.

(Hinweis auf den Ablageort der Vorlagen)

Klassifizierung

Alle Dokumente sind entsprechend ihrem Inhalt zu klassifizieren.

In der Organisation werden die Klassen öffentlich, intern und vertraulich verwendet.
Nicht klassifizierte Dokumente entsprechen der Klasse öffentlich.

Die Klassifizierung ist im Kopf des Dokuments anzugeben.

Die Bedeutung der Klassen und deren Verwendung ist der folgenden Tabelle definiert:

	öffentlich nicht klassifiziert	intern	vertraulich
Beispiele	Öffentlicher Webauftritt, Infoflyer, Speiseplan der Kantine	Richtlinien, Konzepte, Raumpläne, Organigramme	Unternehmenszahlen, Personaldaten, Netzpläne, Konfigurationsdaten
Kenntnis	jeder	Mitarbeiter ggf. Geschäftspartner und Kunden	begrenzte Gruppe von Mitarbeitenden (z.B nur Personalstelle)
Ablage	beliebig	nur auf internen Systemen der Organisation	nur in zugriffsgeschützten Bereichen
Cloud	beliebig	nur europäische Cloudspeicher	nur europäische Cloudspeicher und zusätzlich Verschlüsselt
Mobile Speicher	beliebig	nur zusätzlich verschlüsselt	nur auf von der Organisaion freigegebenen, verschlüsselten Datenträger
Ausdruck Kopie	beliebig	nur innerhalb der Organisation	nur im nötigen Umfang innerhalb des zuständigen Bereichs (z.B Personalstelle)
Übermittlung (intern)	beliebig	nur innerhalb der Organisation	Nur verschlüsselt oder in versiegeltem Umschlag
Übermittlung (extern)	beliebig	nur an ausgewählte Geschäftspartner bzw. Kunden	Nur verschlüsselt oder in versiegeltem Umschlag und mit NDA
Löschung Vernichtung	keine Vorgaben	gem. DIN66399 Sicherheitsklasse 1	gem. DIN66399 Sicherheitsklasse 2

Überprüfung

Leitlinien sind mindestens alle zwei Jahre zu überprüfen.

Richtlinien und Konzepte sind nach Bedarf, mindestens aber jährlich auf ihre Aktualität zu überprüft und ggf. zu aktualisieren.

Betriebliche Aufzeichnungen sind laufend zu aktualisieren.

Die Überprüfung und ggf. die Aktualisierung ist im Dokument in der Historie zu vermerken.

Änderungsmanagement

Änderungen an einem Dokument dürfen nur durch den Dokument-Eigentümer vorgenommen werden. Jegliche Änderungen werden dem betroffenen Personenkreis im Intranet oder per E-Mail bekanntgegeben. Abgelöste Dokumente werden zunächst als ungültig gekennzeichnet und anschließend archiviert.

Aufbewahrungsfristen

Soweit Gesetze oder andere Regelungen keine anderslautenden Fristen vorschreiben, sind Leitlinien und Richtlinien 10 Jahre aufzubewahren, Konzepte sind fünf Jahre aufzubewahren und andere Aufzeichnungen ein Jahr.

Archivierung

Nicht mehr gültige Dokumente werden mit dem Schriftzug "ungültig!" auf der Titelseite gekennzeichnet und so archiviert. Nach Ende der Aufbewahrungsfrist werden diese Dokumente entsprechend ihrer Klassifizierung gelöscht oder vernichtet.

Ggf. nährere Regelungen zu Ort und Art der Archivierung.

Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt zum 01.01.2222 in Kraft.

Freigegeben durch: Organisationsleitung

Ort, 01.12.2220,

Unterschrift, Name der Leitung